Kiedy napisać sprawozdanie i co w nim podsumować?

Sprawozdanie, pisane dwa razy w roku, jest podsumowaniem pracy biblioteki w każdym semestrze nauki. Sprawozdanie kończące drugi semestr jest też podsumowaniem całego roku szkolnego.

W pandemii pracujemy inaczej, w zależności od decyzji podjętej przez dyrekcję placówki. Większość bibliotek szkolnych (jak donoszą media i potwierdzają nauczyciele bibliotekarze na forach internetowych) pracuje zdalnie, z dyżurami w określonych terminach. Część zaś pracuje stacjonarnie. Zakres podsumowania pracy zależy więc od formy, w jakiej biblioteka funkcjonowała i jakie zadania była w stanie wykonywać.

CO POWINNO ZAWIERAĆ SPRAWOZDANIE?

Można i warto dodać kilka słów wyjaśnienia, dlaczego zrobiono takie zakupy, a nie inne. Tu warto podkreślić konsultację potrzeb zakupów określonej literatury z innymi nauczycielami, nie tylko z polonistami.

1. Informacja o stanie księgowym zbiorów

W skrócie: jaką liczbę woluminów zawiera księgozbiór oraz ile woluminów zostało zakupionych w danym semestrze/ roku szkolnym i na jaka sumę. Można i warto dodać kilka słów wyjaśnienia, dlaczego zrobiono takie zakupy, a nie inne. Tu warto podkreślić konsultację potrzeb zakupów określonej literatury z innymi nauczycielami, nie tylko z polonistami. Wielu przedmiotowców i nauczycieli wspomagających ma duże potrzeby w zakresie wyposażenia szkoły w odpowiednie zbiory, np. biblioteczkę pedagoga, a w wypadku psychologa i terapeutów – literaturę wspomagającą ich działania terapeutyczne w pracy z uczniami z rozmaitymi deficytami rozwojowymi. Inną kategorią są zbiory z psychologii rozwojowej dla rodziców uczniów.

Można określić, w jakiej relacji do potrzeb pozostają zakupione zbiory, zawsze odnosząc się do możliwości finansowych, jakie zostały dane bibliotece. Tu wystarczy prosta kalkulacja: finanse pozwalają na zakupy na określoną sumę. Można stwierdzić np., że najpilniejsze okazało się kupienie zbiorów na określoną sumę dla psychologa i nauczycieli terapeutów, ponieważ pilną kwestią było jak najszybsze objęcie fachową opieką grupy uczniów, którzy wymagają natychmiastowej pomocy w tym zakresie. Z pozostałej sumy zakupione zostały lektury szkolne np. dla klas VII-VIII, ponieważ po reformie szkolnictwa w tej grupie wiekowej występują największe braki, a jest to grupa przystępująca do egzaminów.

2. Analiza zaplanowanych i zrealizowanych zadań zgodnie ze złożonym do dyrekcji na początku roku szkolnego planem pracy biblioteki

Tu trzeba wyjaśnić ewentualne zmiany w zamierzeniach i formach oraz zakresach ich realizacji, ponieważ biblioteki zostały odgórnie, decyzją władz, objęte pracą w reżimie sanitarnym. Obojętnie, czy pracują w systemie zdalnym z dyżurami, czy w stacjonarnym, nie były w stanie bezpośrednio realizować zadań, które zaplanowały, ponieważ:

biblioteki pracujące zdalnie musiały przenieść swoje działania online;
biblioteki pracujące stacjonarnie miały bardzo ograniczone kontakty z uczniami i ich rodzicami.

Na jakie formy pracy zdalnej można wskazać w sprawozdaniu? Należy podkreślić te, które służyły wspomaganiu nauki uczniów i nauczycieli, przekazywaniu wskazówek dotyczących odpoczynku od nauki oraz służyły wsparciu rodziców uczniów uczących się zdalnie, a posiadających młodsze rodzeństwo poniżej wieku szkolnego. Warto w sprawozdaniu opisać np. prowadzenie/założenie strony internetowej biblioteki szkolnej. Strona taka nie tylko daje możliwość interakcji z czytelnikami, w tym przez pocztę założoną dla tej strony, ale też jest formą wsparcia uczniów, ich rodziców i nauczycieli bez obciążania ich wiadomościami z dziennika elektronicznego. To również forma dokumentacji pracy nauczyciela bibliotekarza. Tu warto wspomnieć jeszcze o prowadzeniu kroniki elektronicznej biblioteki połączonej z jej stroną internetową. Przynosi ona liczne korzyści: jest to nie tylko miejsce dokumentowania podejmowanych inicjatyw, lecz także miejsce, w którym możemy szczegółowo przedstawić organom kontroli przebieg działalności biblioteki, szczególnie w trybie pracy zdalnej.

Konkretne propozycje działań zdalnych

Co mogły realizować i realizowały biblioteki szkolne pracujące zdalnie? Biblioteki te przede wszystkim¹:

opracowywały linki do stron z bezpłatnymi lekturami szkolnymi;
wskazywały dostępne online źródła bezpłatnej literatury w rozmaitych formatach, np. mp3, mobi, epub, pdf, i umożliwiające wolne korzystanie z udostępnionych treści;
umieszczały materiały do zajęcia dla młodszych dzieci: malowanki, krzyżówki, puzzle do pracy nie tylko na komputerze, ale też do druku,
wyszukiwały bajki, często czytane przez samych autorów, którzy włączyli się w akcje bezpłatnego udostępniania swoich utworów;
organizowały lub przekazywały spotkania autorskie online, m.in. z Grzegorzem Kasdepke, który czytał fragmenty swoich dzieł;
wyszukiwały materiały dla nauczycieli przydatne w pracy z uczniami i samokształceniu (otwarte zasoby wielkich bibliotek publicznych i specjalistycznych);
umieszczały ciekawe prace wykonywane w różnych programach, takich jak Canva, przez nauczycieli bibliotekarzy, którzy dzielili się nimi z innymi nauczycielami, jasno zaznaczając na forach swoją zgodę na udostępnianie takich materiałów;
prowadziły konkursy w formie online o różnej tematyce – np. ja przeprowadziłam konkurs fotograficzny „My w domach”, na który uczniowie przysyłali zdjęcia pokazujące, jak spędzają czas wolny w izolacji.

Pomimo dominacji pracy zdalnej niemal każda biblioteka pracowała również na dyżurach, z zachowaniem zasad obowiązujących w okresie pandemii, udostępniając literaturę potrzebną czytelnikom.

Konkretne propozycje działań stacjonarnych

Biblioteki pracujące stacjonarnie (było ich niewiele i należy do nich biblioteka, w której pracuję) funkcjonowały w pełnym zakresie w swoich lokalach. Czas pracy w okresie pandemii określała dyrekcja placówki. Biblioteki tak pracujące:

prowadziły bezpośrednie wypożyczanie w warunkach reżimu sanitarnego, zgodnie z przyjętym w szkole regulaminem postępowania; wypożyczającymi byli: uczniowie przebywający stacjonarnie w szkołach, w tym w świetlicach, uczniowie uczący się zdalnie, którzy mają prawo przyjść do szkoły na konsultacje i do biblioteki szkolnej, oraz rodzice wypożyczający książki uczniom szkoły;
prowadziły strony www bibliotek dla uczniów, nauczycieli i rodziców uczniów z informacjami o dostępnych online bezpłatnych e-bookach, audiobookach i innych treściach;
organizowały imprezy dla uczniów przebywających w szkołach, w tym w świetlicach (dni bibliotek, zabawy z książką, dni związane z ochroną środowiska itp.) – zawsze z zachowaniem zasad reżimu sanitarnego;
prowadziły zajęcia dla obecnych uczniów we współpracy z uczącymi ich nauczycielami;
organizowały spotkania z dziećmi z przedszkoli;
zajmowały się konserwacją zbiorów, na co zwykle brak czasu, i pracami administracyjnymi (takimi jak: zestawienia wpływów i ubytków w ciągu roku, wyliczenia bieżącego stanu finansowo-księgowego, ewidencja zbiorów, rozliczanie faktur z księgowością, porównywanie stanu finansowo- księgowego z księgowością);
wykonywały prace służące planowanym zadaniom (np. puzzle do imprez i konkursów, dekoracje do akcji szkolnych itp.).

Opisując prowadzenie działań w trybie stacjonarnym, należy pamiętać o podkreśleniu konieczności stosowania się biblioteki do zasad reżimu sanitarnego.

Praca z dziennikiem elektronicznym

Każdy z nauczycieli bibliotekarzy musi sam ustalić, na ile powinien korzystać z dziennika elektronicznego jako miejsca do kontaktów z uczniami, nauczycielami i rodzicami uczniów. Należy pamiętać o tym, że dziennik jest w pracy zdalnej podstawowym miejscem do kontaktów na linii nauczyciel–uczeń. Uczniowie nie są w stanie czytać wszystkich wiadomości wysyłanych przez inne osoby niż uczący ich nauczyciele, ponieważ spędzają przy komputerach kilka, kilkanaście godzin dziennie. Dziennik elektroniczny powinien być raczej miejscem do sygnalizowania ważnych spraw i przekazywania pilnych informacji.

Wypożyczenia podręczników stanowią olbrzymią część ogólnych wypożyczeń i zwykle znacznie przewyższają liczbą ilość wypożyczonej pozostałej literatury. Traktowanie tych wartości łącznie zaburza właściwe dane i niczemu nie służy. Wydzielenie podręczników pokazuje też, jak dużo wymagają naszej pracy.

3. Statystyki czytelnictwa

To element pracy nauczyciela bibliotekarza, który w pewien sposób świadczy o zaangażowaniu w inspirację czytelnictwa. Pracujemy w różnych środowiskach – niektórzy z nas w bardzo trudnych warunkach, w których uczniowie w dużej mierze nie mają dobrych wzorców mogących zachęcić do czytania. Inne warunki pracy i możliwości działania mają nauczyciele szkół elitarnych, gdzie uczy się młodzież wyselekcjonowana, a inne szkoły funkcjonujące w środowiskach zaniedbanych uczniów.

Podając w sprawozdaniu statystykę czytelnictwa, warto oddzielić liczbę wypożyczeń podręczników w szkołach podstawowych od pozostałych wypożyczeń. Wypożyczenia podręczników stanowią olbrzymią część ogólnych wypożyczeń i zwykle znacznie przewyższają liczbą ilość wypożyczonej pozostałej literatury. Traktowanie tych wartości łącznie zaburza właściwe dane i niczemu nie służy. Wydzielenie podręczników pokazuje też, jak dużo wymagają naszej pracy.

Statystyki, ujmowane w sprawozdaniu w okresie izolacji uczniów, powinny zawierać informację o tym, że dotyczą okresu utrudnionego kontaktu uczniów z biblioteką, konieczności zachowywania kwarantanny książek i zachowywania reżimu sanitarnego odwiedzających lokale. Radziłabym uzupełnić je informacjami o alternatywnym udostępnianiu księgozbioru w postaci opracowywania materiałów o literaturze w wolnym dostępnie na stronie internetowej biblioteki. Nie wiemy, ilu uczniów skorzystało z tej formy czytania, ale to też jest element naszej pracy.

Wskazówka:
Dobrą formą pokazania statystyki jest graficzna wersja w postaci wykresów. Można opracować słupki (choć rodzaj wykresu to kwestia drugorzędna) z różnymi danymi dotyczącymi wypożyczenia:

literatury z różnych zakresów;
podręczników;
książek dla rodziców uczniów;
książek dla nauczycieli;
multimediów.

Jeżeli nauczyciel bibliotekarz prowadzi licznik odwiedzin na stronie internetowej biblioteki, może opracować zestawienie liczby odwiedzin w tym samym czasie rok temu, przed pandemią i obecnie – w okresie izolacji. To też jakiś wyróżnik zainteresowania biblioteką. Uwaga – wstawienie takich danych ma sens tylko wtedy, gdy ten wskaźnik jest odpowiednio wysoki.

4. Prace wykonywane na rzecz szkoły

Czynności zdalne

W okresie izolacji nie należy zapominać o czynnościach zdalnych na rzecz szkoły, jeśli je wykonujemy. Nauczyciele bibliotekarze zajmują się samorządem szkolnym, wolontariatem, opiekują się organizacjami szkolnymi, prowadzą koła zainteresowań, dekorują szkołę, korytarze, prowadzą gabloty informacyjne itp.

Tam, gdzie założona jest strona internetowa biblioteki – obojętnie w jakiej postaci: tradycyjnej czy w mediach społecznościowych – warto podkreślić, co się na niej opublikowało w czasie, który obejmuje sprawozdanie.

Podobnie jest w przypadku prowadzenia kroniki biblioteki w obydwu wersjach: tradycyjnej, papierowej, i elektronicznej – wówczas trzeba opisać swoje działania, ich efekty i podsumować ich cel.

Czynności stacjonarne

W sprawozdaniach bibliotek, które pracowały zdalnie lub z określoną przez dyrekcję liczbą godzin dyżurów, przy minimalnej liczbie uczniów w szkołach – taka sytuacja dotyczy pewnie zdecydowanej większości szkół ponadpodstawowych – skupiłabym się na pracy online, jak wyżej, z działaniami wskazującymi źródła wiedzy w bezpłatnej formie, a poza tym – na pracy administracyjnej. Oczywiście, należało taką pracę zaplanować odpowiednio wcześniej, by móc ją ująć w sprawozdaniu. Może to być dość duża i żmudna część zadań, takich jak:

sporządzenie protokołu zbiorów podlegających selekcji – tu potrzebna jest komisja powołana przez dyrekcję szkoły;
w przypadku selekcji – odpisywanie ubytkowanych zbiorów;
wybór literatury do odpisów i zebranie jej w wydzielonym miejscu (w oczekiwaniu na odpisy);
inna, lepiej służąca czytelnikom aranżacja biblioteki;
opracowanie wystawek tak, by uczeń stojący w drzwiach biblioteki mógł wybrać książkę do wypożyczenia, niczego nie dotykając;
opracowywanie materiałów do pracy po powrocie uczniów do szkół i współpraca z innymi nauczycielami przy realizacji ich potrzeb (planowaniu imprez, konkursów);
nawiązywanie kontaktów online z instytucjami, z którymi biblioteka współpracuje lub zamierza współpracować

Wnioski ze sprawozdania

Radzę precyzyjnie podkreślać sens podejmowanych działań – ich oddziaływanie na uczniów i innych czytelników. Warto zwrócić uwagę na to, że sprawozdanie jest pisane nie tylko dla dyrekcji, jako dokumentacja pracy nauczyciela bibliotekarza będącą podstawą do przyznania dodatku motywacyjnego, ale też dla innych kontrolujących szkołę/bibliotekę nadrzędnych jednostek, które nie mają kontaktu z nauczycielem, ale widzą dokumenty i oceniają pracowników na ich podstawie. Każde sprawozdanie powinno zawierać wnioski odnoszące się do dalszej pracy. Powinny one wynikać z analizy planu pracy biblioteki w połączeniu z opisem jego realizacji i oceną skutków podejmowanych działań. Wreszcie we wnioskach należy zawrzeć sformułowania potwierdzające celowość kontynuacji dotychczasowych działań lub konieczność skorygowania niektórych elementów pracy.

Co w numerze?