W dobie informacji przekazywanej drogą elektroniczną trudno sobie wyobrazić bibliotekę bez sprawnie działającego komputerowego systemu bibliotecznego. Wiele bibliotek już wybrało, inne nadal stoją przed wyborem. Okazuje się, że nie jest on wcale prosty, każda biblioteka ma bowiem swoją specyfikę i swoje potrzeby.

Zachowanie standardów

System biblioteczny Mateusz, mimo przystosowania do procedur i zasad organizacyjnych stosowanych w sieci bibliotek publicznych, jest systemem bardzo elastycznym. Dzięki temu może być wykorzystywany z powodzeniem przez inne typy bibliotek, zarówno przez te małe, jak i bardzo duże, pracujące w sieciach rozproszonych. W swojej pracy opiera się na bazie danych formatu SQL. Wszystkie „elementy" systemu współpracują ze sobą w taki sposób, aby uniknąć podwójnych kartotek i wielokrotnego wprowadzania danych. Zmiany dokonane w jednym rekordzie powodują odpowiednie zmiany w rekordach z nim powiązanych, przy czym wszelkie wykonywane poprzez program czynności odbywają się z zachowaniem obowiązujących norm branżowych i standardów bibliotecznych. Program zapewnia bezpieczeństwo pracy i zgromadzonych w nim danych. Operatorzy programu mogą wykonywać swoje zadania zgodnie z ustalonymi kompetencjami, bez obawy o przekroczenie uprawnień. Dzięki zastosowaniu wielu oryginalnych narzędzi zarządzanie wszystkimi aspektami pracy w bibliotece, począwszy od gromadzenia, poprzez opracowanie, na udostępnianiu kończąc, jest proste i efektywne.

Katalog

System ma mechanizmy, które znacznie przyspieszają proces budowy bazy katalogowej biblioteki. Umożliwiają one pozyskiwanie opisów z wielu źródeł internetowych, m.in. poprzez import rekordu MARC bezpośrednio z pliku w formacie ISO, czy też pozyskiwanie opisów z serwerów bibliotek udostępniających swoje bazy zgodnie z protokołem Z39.50, w tym z baz danych Biblioteki Narodowej. Wprowadzanie i edycja opisów odbywa się w szablonach dla różnych typów dokumentów z zachowaniem standardu MARC 21. Raz wprowadzony opis bibliograficzny automatycznie pojawia się w odpowiednich katalogach i już po chwili może być wykorzystany przez pozostałe biblioteki pracujące z wykorzystaniem Mateusza. Można ostrożnie oszacować, że metodą kopiowania udaje się pozyskać ok. 80% potrzebnych opisów, ok. 15% stanowią takie, które po skopiowaniu wymagają niewielkich korekt, a tylko 5% to takie, które należy stworzyć samemu. Czy możliwe jest więc skatalogowanie małej biblioteki w tydzień? Pozostawię to pytanie bez odpowiedzi, dodam tylko, że automatyzm stosowany przy pobieraniu rekordów sprawia, że osoba pracująca przy tworzeniu bazy wcale nie musi znać formatu MARC 21.

Współpraca bibliotek w zakresie katalogowania zbiorów.

Dodatkowe informacje w opisie

Inne systemy stosują podobne rozwiązania, ale Mateusz umożliwia dodawanie do każdego opisu dodatkowych informacji. Spis treści czy informacja o treści dokumentu, obraz okładki to standardy, do których zdążyli przyzwyczaić się już użytkownicy katalogów wielu bibliotek. Ale to nie wszystko. Stały rozwój systemu pozwala również na precyzowanie czasu i miejsca akcji opracowywanej pozycji (pole 975a), dodawanie do opisów aktywnych linków do różnych miejsc w sieci, np. serwisu Google Book Search (możliwy dostęp do fragmentów lub pełnych tekstów książek), opatrywanie ich sygnaturami obrazkowymi. Sygnatury obrazkowe to dodatkowe elementy katalogu precyzujące tematykę książek. Naklejone na ich grzbiecie umożliwiają szybkie odnalezienie na półkach książek o danej tematyce. W przypadku zbiorów multimedialnych stosowane są wyłącznie w katalogach i są graficznym przedstawieniem rodzaju i nośnika opisywanego dokumentu.

Do opisów bibliograficznych można również dołączyć pełną informację o serii czy cyklu wydawniczym. Po jej stworzeniu, jednym kliknięciem myszki, czytelnik przeglądający katalog rozwinie i wyświetli tytuły pozycji wchodzących w skład danej serii, łącznie ze skanami okładek, informacją o treści poszczególnych tytułów i numeracją tomów. Dowie się, czy książki należy czytać w ustalonej kolejności, czy też można je czytać w dowolnym porządku. A co w sytuacji, kiedy czytelnik nie korzysta z katalogu? Oczywiście może poprosić o pomoc dyżurującego bibliotekarza, może też za pomocą smartfona lub tabletu zeskanować i rozszyfrować zawartość gmatwaniny czarnych i białych kwadratów, czyli kodu QR naklejonego na książkę. Po co? Zeskanowanie kodu pozwoli mu na dostęp do tych samych informacji. Wszystko za sprawą specjalnego panelu do generowania i wydruku nalepek z kodami QR-Code, zaimplementowanego w systemie.

Katalog rozbudowany o nowe elementy przyjazne czytelnikowi.

Wszystkie dodatkowe elementy katalogu nie tylko ułatwiają przeszukiwanie, lecz także wydatnie skracają czas dotarcia do żądanej informacji. Opracowanie zbiorów wspomagane przez pełną obsługę kartotek wzorcowych i słowników podnosi jego wartość informacyjną. Mateusz uzyskał zgodę BN na pobranie całej bazy JHP BN oraz ma bezpośredni dostęp do jej aktualizacji. Umowa z NUKAT pozwala na pozyskiwanie i utrzymywanie bazy KHW NUKAT. Ich wykorzystanie nie tylko przyspiesza prace katalogowe, lecz przede wszystkim daje możliwości jednolitego opracowania formalnego i przedmiotowego. Dzięki stałemu rozwojowi systemu kartotekę haseł wzorcowych NUKAT można uzupełniać o własne odsyłacze (formy odrzucone nazwisk), wyświetlać już istniejące i tworzyć tymczasowe hasła wzorcowe. Brakujące hasła można pobrać poprzez klienta Z39.50 oraz ze strony NUKAT, a następnie zaimportować do KHW w systemie. Przy próbie importu rekordu, który występuje już w bazie, proces dodawania zostaje wstrzymany. Zapobiega to dublowaniu się wpisów. Program został dostosowany do zmian w sposobie zapisu UKD (obecnie pionowy zapis symboli), a ponieważ UKD nic „nie mówi" zwykłemu czytelnikowi, autor programu dodał funkcję wyłączającą jego wyświetlanie w katalogu OPAC.

Powyższe narzędzia sprawiają, że tworzenie bazy odbywa się szybko i sprawnie. Efekty pracy można sprawdzić od razu w elektronicznych księgach inwentarzowych, które „wypełniają się" same z chwilą zapisania pobranego rekordu w bazie i nadania egzemplarzy danej placówce. W przypadku kilku egzemplarzy tego samego tytułu wystarczy wprowadzić dane niezmienne, a potem za pomocą specjalnego przycisku podać ich liczbę. Ewentualne pomyłki można szybko wyeliminować dzięki prezentacji pełnych zestawień akcesji wraz ze strukturą zakupów i kontrolą ich poprawności.

Kontrola poprawności i porządkowanie danych

A co z poprawnością wprowadzonych do bazy opisów? Przeglądając chociażby Karo, doskonale widać, że bywa z nimi różnie. Różnicuje je przede wszystkim poziom szczegółowości, lecz także wiedza osoby opracowującej materiały biblioteczne. Program pozwala te niedociągnięcia niwelować, dostarczając narzędzia do wszechstronnego porządkowania księgozbioru. Przydatny w tym względzie okazuje się moduł scalania i moduł obsługi list. Dzięki nim melioracja i porządkowanie bazy centralnej stają się sprawniejsze i efektywniejsze. Pierwszy z wymienionych umożliwia scalanie rekordów znaj -dujących się w centralnej bazie opisów. Daje możliwość bezpośredniego zastąpienia rekordu wynikowego powstałego ze scalenia rekordem pobranym z bazy podwiązanej, np. z Przewodnika BN. Moduł „Obsługa list" pozwala na przeszukiwanie bazy wg zawartości dowolnych pól i podpól formatu MARC 21. Utworzone w ten sposób listy można wykorzystać w module „Scalania", ale także do przygotowania i wydruku bibliografii załącznikowej. Mogą również posłużyć do prześledzenia czytelniczych losów książki, czy też szybkiego dodania tematyki zewnętrznej (tagów) do wszystkich pozycji z listy zaznaczonych dokumentów.

W programie zaimplementowana została także możliwość dopisywania odsyłaczy do haseł widocznych w indeksie tematycznym. Dodatkowy panel, który można wykorzystać przy porządkowaniu bazy, to indeksowanie. Umożliwia on przeglądanie i edycję wartości z dowolnie wybranego pola lub podpola.

Sygnatury obrazkowe. Grupowe nadawanie w module „Obsługa list".

Skontrum

Dużym ułatwieniem dla wszystkich bibliotekarzy jest pełna obsługa elektronicznego skontrum. Przeprowadza się je w module udostępniania za pomocą czytnika kodów kreskowych. Ułatwia to i znacznie przyspiesza cały proces. Nie trwa on już miesiącami, a zaledwie kilka dni. Eliminuje także możliwość pomyłek spotykanych przy spisach przeprowadzanych za pomocą tradycyjnych arkuszy skontrum. Brakujące ubytki, podwójnie wykreślone numery... to już przeszłość.

Statystyki

Program ma ponadto rozbudowaną część administracyjną i statystyczną. Generuje i umożliwia wydruk dziennych, miesięcznych i rocznych zestawień statystycznych. Dostarcza narzędzi pomocnych przy selekcji księgozbioru i planowaniu zakupów. Możliwe jest przejrzenie trafności zakupionych materiałów bibliotecznych w latach poprzednich, procentowe określenie stopnia ich wykorzystania, również z konkretnie wybranego działu, a następnie wygenerowanie i wydruk list np. pozycji niewypożyczanych w wybranym okresie. Graficzne przedstawienie liczby wypożyczeń w poszczególnych godzinach pracy można wykorzystać do optymalnego rozplanowania dyżurów pracowników czy też godzin otwarcia.

Digitalizacja i e-booki

Dodatkowe moduły rozszerzające funkcjonalność systemu to moduł „Digitalizacja" i „E-booki". Pierwszy z nich można wykorzystać np. do stworzenia archiwum informacji o historii danej miejscowości czy szkoły. Jak takie archiwum wygląda, można się przekonać, zaglądając do bazy „Regionalia on-line" stworzonej przez Gminną Bibliotekę Publiczną w Cegłowie. Moduł „E-booki" oferuje zintegrowane z systemem wypożyczanie e-booków poprzez stronę internetową biblioteki.

Obsługa czytelników

Dzięki zaadaptowaniu do programu technologii kodów kreskowych, identyfikacja dokumentów i użytkowników jest realizowana za ich pomocą. Czytelnicy nie muszą już czekać w kolejkach, aż bibliotekarz odnajdzie ich kartę czytelnika. Raz zapisany czytelnik nie może być wprowadzony do bazy po raz drugi (program sprawdza i nie dopuszcza do takich zapisów, kontrolując, aby w bazie nie było dwóch osób o takim samym imieniu, nazwisku i dacie urodzenia). W przypadku bibliotek szkolnych, i nie tylko, standardowe dane czytelnika ucznia (studenta) można uzupełnić o dodatkowe informacje, tj. klasę i typ szkoły. W razie potrzeby pozwoli to na szybkie odszukanie osób z wybranej klasy. Centralna baza czytelników gwarantuje skrócenie czasu poświęcanego na rejestrację i przerejestrowywanie czytelników. Przerejestrowanie następuje automatycznie z chwilą dokonania pierwszego wypożyczenia w roku. Nieoddanie w terminie wypożyczonych materiałów bibliotecznych powoduje automatyczną blokadę konta (programową) oraz naliczanie opłat za przetrzymanie. Pracownik może nałożyć blokadę ręczną w przypadku łamania innych punktów regulaminu biblioteki. Dodatkowo może przyznać czytelnikom zróżnicowane uprawnienia, w zależności od wybranego rodzaju konta, zwiększenia standardowego okresu wypożyczenia, czy też poprzez określenie terminu jego ważności. System kontroli zastosowany w Mateuszu sprawia, że czytelnicy pilnują terminów zwrotów i częściej odwiedzają bibliotekę. Dzięki temu książka trafia do większego grona odbiorców, a - co ważne dla nas, bibliotekarzy - zwiększają się wypożyczenia.

W programie oprócz kont czytelniczych istnieją tzw. konta specjalne. Dzięki nim można szybko zaktualizować status danej pozycji. W czasie codziennej pracy każdej biblioteki może przecież zdarzyć się sytuacja, kiedy nie można odnaleźć książki na półce. I co wtedy? Do czasu wyjaśnienia sprawy należy ją „wypożyczyć" na jedno z takich kont. Poprzez konta specjalne możliwe jest również zainicjowanie, a następnie przeprowadzenie procesu ubytkowania książek ze względu na różne czynniki. Czy będą to książki zniszczone, czy zagubione, wszystko odbywa się automatycznie. Program pozwala na przygotowanie i wydruk wszystkich typów protokołów bibliotecznych wraz z zestawieniem ubytków i strukturą ubytkowanych zbiorów. Tu uwaga - system zachowuje ciągłość numeracji ubytków przy przejściu z rejestracji papierowej na rejestrację elektroniczną.

Program umożliwia uzyskanie informacji o najczęściej wypożyczanych pozycjach oraz najlepszych czytelnikach (wraz z liczbą wypożyczonych pozycji). Oferuje możliwość wydruku gotowych upomnień do osób przetrzymujących materiały biblioteczne. Każda operacja finansowa, np. opłata za nieterminowy zwrot czy wydanie duplikatu karty bibliotecznej, jest w systemie odnotowywana. Dzięki modułowi „Kwitariusz" możliwa jest ich kontrola i sporządzanie wydruków, mogących być podstawą rozliczenia z księgowością danej biblioteki.

Obecnie prawie każdy ma telefon komórkowy, coraz więcej osób korzysta z mobilnych komputerów i kontaktuje się wirtualnie za pośrednictwem internetowych komunikatorów. System biblioteczny Mateusz umożliwia nowe formy kontaktu z czytelnikiem. I tak, z poziomu programu można uruchomić usługę powiadamiania SMS o rezerwacjach, a z bramki SMS wysłać wiadomość o dowolnej treści, np. informującą czytelnika o dokumencie pomyłkowo zostawionym w książce.

Moduł OPAC

Jakie korzyści Mateusz przynosi czytelnikom? Zarówno ci starsi, jak i młodsi, często niecierpliwi, potrzebują szybkiej, konkretnej i najlepiej pełnotekstowej informacji. Coraz częściej zdobywają ją bez wychodzenia z domu, przeszukując internet. Mówi się, że biblioteki powinny być tam gdzie ludzie, dlatego też oprócz katalogu dostępnego lokalnie system daje im również katalog dostępny przez przeglądarkę internetową (moduł OPAC). Wraz z nim przekazuje informację o tym, czy interesująca ich książka znajduje się w bibliotece. Jeżeli poszukiwany tytuł jest wypożyczony (w przypadku bibliotek o rozproszonej strukturze) użytkownicy uzyskują wiedzę, gdzie i w której placówce stoi on na półce. Numer i PIN karty bibliotecznej to klucz dostępu do ich własnego konta czytelnika poprzez stronę WWW. Po zalogowaniu uzyskują w niego wgląd, możliwość prolongaty wypożyczonych materiałów bibliotecznych, rezerwacji pozycji aktualnie wypożyczonych, zamawiania pozycji dostępnych. Podanie adresu e-mail w profilu konta pozwala na powiadamianie ich o zbliżającym się terminie zwrotu i oczekujących rezerwacjach. Dzięki zaadaptowaniu do programu technologii Web 2.0 mogą aktywnie wykorzystywać społecznościowe funkcje katalogu internetowego. Możliwość dodawania komentarzy i opatrywania ich własnym avatarem powoduje tworzenie się swoistego forum dyskusyjnego, na którym mogą wyrazić swoją opinię na temat przeczytanej książki czy obejrzanego filmu.

Katalog współpracujący z monitorem dotykowym.

W terminalu katalogowym dostępnym lokalnie, na maluchy rozpoczynające swoją przygodę z czytaniem czeka specjalny katalog okładkowy, który mogą przeglądać po okładkach dołączonych do opisów bibliograficznych. Na tych starszych, zarówno młodzież jak i dorosłych, mogą oczekiwać przygotowane w module opracowania zestawienia tematyczne na wybrane tematy. Dzięki nim uzyskają szybką informację na wybrany temat, bez konieczności przeszukiwania katalogów „na piechotę". Specjalnym rodzajem wyszukiwania stosowanym w systemie jest przeszukiwanie pełnotekstowe. Umożliwia ono dotarcie do danego opisu za pomocą dowolnego zawartego w nim wyrażenia.

Przedstawione narzędzia doskonale sprawdzają się zarówno w małych, jak i w dużych bibliotekach. Przekłada się to na rosnącą popularność systemu wśród środowisk bibliotekarskich, o czym świadczy stale powiększająca się lista bibliotek używających go. Największa biblioteka ma 29 filii, a jej zbiory przekraczają 900 tys. woluminów. Stała praca nad systemem, otwarta postawa autora na propozycje zmian sprawia, że bibliotekarze otrzymują coraz to nowsze i doskonalsze narzędzia, przez co ich praca staje się bardziej efektywna, a czytelnik jest usatysfakcjonowany.

Co w numerze?

Dodatek:Biblioteka – Centrum Informacji 03/2013

Dodatek:
Biblioteka – Centrum Informacji 03/2013