Kilka lat temu w szkołach pojawiły się pierwsze darmowe podręczniki dla klas pierwszych szkoły podstawowej. Nauczyciele bibliotekarze zajęli się ich ewidencją i udostępnianiem. Napotkali na wiele problemów związanych z przyjmowaniem podręczników, wydawaniem ich uczniom, rozliczaniem, zapłatami za zniszczenia itp.

W roku szkolnym 2017/2018 mamy do ewidencji i rozliczania podręczniki dla wszystkich klas szkoły podstawowej oraz dla klas 2-3 gimnazjum wraz z towarzyszącymi im rozmaitymi materiałami ćwiczeniowym na każdym poziomie nauczania. Już z tych danych widać, że problemy nie zmalały; wręcz przeciwnie – zwielokrotniły się.

W pigułce:

Bibliotekarskie przepisy dotyczące ewidencji zbiorów są jasne i przejrzyste. Mieszczą się w nich wszelkie formy materiałów edukacyjnych.
W informacjach MEN nie ma żadnych żądań innej ewidencji, niż to określają przepisy stosowane w bibliotekarstwie.
Każdy podręcznik należy wpisać do księgi broszur i podręczników (w księgach papierowych metodą uproszczoną), a każdy materiał ćwiczeniowy uznać za zbiór poza ewidencją.
Należy zadbać o to, żeby w szkole był regulamin postępowania z podręcznikami i materiałami ćwiczeniowymi.
Dla jasności, porządku i własnego spokoju trzeba zadbać o dokument wydania materiałów dydaktykowi.

Co mamy?

Do bibliotek docierają obecnie trzy rodzaje materiałów dla uczniów:

podręcznik – dopuszczony do użytku szkolnego, przeznaczony na trzy lata nauki;
materiał edukacyjny – zastępujący lub uzupełniający podręcznik, umożliwiający realizację programu nauczania, w postaci papierowej lub elektronicznej, przeznaczony na trzy lata nauki. Materiały edukacyjne w wersji elektronicznej poszerzyły bazę darmowych podręczników. MEN zwraca uwagę, że „biorąc pod uwagę zasady udzielania i wydatkowania dotacji celowej należy jednak mieć na uwadze, że materiały te – analogicznie jak podręczniki – muszą służyć uczniom danej klasy (być wypożyczane, a w przypadku zasobów dostępnych w sieci – udostępniane) przez co najmniej trzy kolejne lata szkolne”.
materiał ćwiczeniowy – przeznaczony dla uczniów na jeden rok nauki, zawiera rozmaite zadania, które wykonują w nim uczniowie.

Do szkół docierają też pakiety dla nauczycieli, zawierające m.in. omówienie metodyki pracy w poszczególnych klasach. Przysyłane są często poza fakturami jako dodatek (bardzo potrzebny) do zamówionych podręczników lub wycenione w fakturach na 0 zł.

Od 1 września w szkołach będą nadal funkcjonowały dwa rodzaje podręczników:

otrzymane z MEN dla klasy II i III szkoły podstawowej (Nasza szkoła 2, Nasza szkoła 3),
kupowane w ramach dotacji podręczniki dla wszystkich pozostałych klas szkoły podstawowej oraz dla klas II i III gimnazjum.

Niektóre podręczniki są nowe, inne były wykorzystywane wcześniej.

Przepisy mówią, że wszystkie podręczniki otrzymane z MEN lub „dotacyjne” mają służyć uczniom przez trzy lata. Tymczasem niektóre z nich (np. dla klasy I gimnazjum) nie będą już wykorzystywane, chociaż swojego 3-letniego stażu nie zdołały odpracować. Co powinno się z nimi zrobić? Nie ma na ten temat żadnych ministerialnych decyzji lub sugestii, zatem nauczyciel bibliotekarz nie powinien ich automatycznie wycofywać. Prawo jest prawem. Przepisy zmieniają się niekiedy bardzo szybko, łatwo popełnić błąd. Zresztą to nie nauczyciel bibliotekarz formalnie decyduje o tego typu odpisach, lecz dyrektor. Bibliotekarz może jedynie sugerować dyrektorowi odpisy, podając powody.

Odbiór podręczników

Podręczniki są zamawiane przez dyrekcję szkół lub osoby do tego upoważnione. W pierwszym roku „podręcznikowym” odbieraniem ich w szkołach, w sierpniu, musieli zajmować się dyrektorzy, tak były ważne. Obecnie podręczniki odbierają wyznaczone przez dyrekcję osoby. Podręczniki (te nowe) z reguły docierają do placówek w sierpniu. Nie ma żadnego powodu (i obowiązku), by nauczyciel bibliotekarz był odwołany z urlopu w celu uczestniczenia w odbiorze podręczników. To jest zadanie administracji szkolnej. Nauczyciele bibliotekarze i tak pod koniec sierpnia i na początku września spędzą wiele godzin ewidencjonując wszystkie podręczniki, wydając je klasom, wpisując dane na konta czytelników. Mało osób zdaje sobie sprawę z ogromu pracy, jaką trzeba wówczas wykonać.

Przejmując podręczniki po powrocie z urlopu, warto sprawdzić (dokładnie, bo przy liczeniu kilku tysięcy rozmaitych tytułów podręczników i ćwiczeń bardzo łatwo o pomyłki) zgodność dostawy z dokumentami. W przypadku jakichkolwiek niezgodności należy sprawę zgłosić dyrekcji szkoły. Dyrektor (lub wyznaczona przez niego osoba odpowiedzialna za zamówienia) powinien skontaktować się z wydawnictwami. W przypadku braku porozumienia należy zrobić pisemny protokół.

O wyborze i liczbie kupowanych przez szkolę podręczników decydują dyrektorzy wspólnie z nauczycielami przedmiotów. Nauczyciele bibliotekarze powinni natomiast otrzymać precyzyjną informację (tytuł, nazwa wydawnictwa, poziom nauczania, liczba egzemplarzy), jakie podręczniki i jakie ćwiczenia będą obowiązywały w poszczególnych klasach. To istotna informacja, pozwalająca uniknąć wielu nieporozumień i ułatwiająca ewidencję.

W ubiegłych latach odnotowywano sporo pomyłek w przesyłkach, np.:

Dotarły zarówno zamówione podręczniki do techniki z wydawnictwa X, jak i paczki z identyczną liczbą podręczników do techniki z wydawnictwa Y. Na obydwu przesyłkach widniał prawidłowy adres szkoły. Bez informacji, która przesyłka jest właściwa, łatwo popełnić błąd przy wpisywaniu do ewidencji.
W przesyłce znajdował się zamówiony tytuł do języka angielskiego, zgadzało się nawet wydawnictwo i liczba egzemplarzy, ale błędna była cyfra z oznaczeniem poziomu nauczania.

Ostatnio podręczniki są dostarczane do szkół wraz z fakturami, co znacznie ułatwia ewidencję. Należy podzielić je na tytuły, ułożyć klasami, policzyć, czy wszystko się zgadza z zamówieniem. Tak samo należy postąpić z ćwiczeniami. Najlepiej od razu sporządzić spis tytułów ćwiczeniówek i odnotować liczbę przyjętych egzemplarzy.

Ewidencja

Zgodnie z wymaganiami MEN, od lat tak samo, ewidencji podlegają wszystkie darmowe podręczniki, pochodzące zarówno z dotacji, jak i z MEN (np. Nasza szkoła). W tej sprawie wszystko powinno być jasne, jednak nie zawsze jest. Nadal zdarzają się konflikty między nauczycielami bibliotekarzami a dyrektorami i księgowymi na temat zasad rozliczania podręczników.

MEN niezmiennie oczekuje ewidencji tylko podręczników, które są wypożyczane uczniom na trzy lata, absolutnie nie żąda natomiast ewidencji ćwiczeń, wydawanych uczniom jednorazowo na rok szkolny. Jedna uwaga: należy oddzielnie, poza ewidencją w księgach inwentarzowych, notować liczbę przyjmowanych i wydawanych bezpłatnie ćwiczeń oraz zbierać podpisy, np. od wychowawców, odbierających zestawy ćwiczeń dla uczniów. Takie notatki powinno się przechowywać przez cały rok szkolny. Radzę zachować je na dłużej; nigdy nie ma pewności, na jaki pomysł wpadną władze oświatowe.

Można zrobić sobie takie proste zestawienie (nie podaję konkretnych tytułów, to tylko przykład):

Materiały ćwiczeniowe 2017/18

Tytuł	Klasa	Ilość otrzymana	Ilość wydana	Wydane w klasach	Podpis odbierającego kpl.:	Uwagi
Ćwiczenia – przyroda	IV	122	120	4a: 25 4b: 25 4c: 25 4d: 20 4e: 25		2 egz. odesłano
j. polski	IV	123	120	j.w		3 egz. odesłano

Pamiętajmy o ważnej zasadzie: wolno przyjąć tylko tyle podręczników i ćwiczeń, ilu uczniów zgłosi się do szkoły w dniu rozpoczęcia roku szkolnego. W kwestii ćwiczeń to nieprzekraczalna ilość. Z podręcznikami jest nieco inaczej. Szkoła ma prawo przyjąć po jednym egzemplarzu więcej w każdej klasie. To egzemplarze przeznaczone dla ewentualnych nowych uczniów, którzy są przyjmowani w czasie roku szkolnego. Często ten jeden dodatkowy egzemplarz jest pożyczany nauczycielowi uczącemu danego przedmiotu. O liczbie przyjmowanych egzemplarzy każdego tytułu decyduje dyrektor szkoły.

W ramach współpracy z wychowawcami klas można ich poprosić o informację w dniu rozpoczęcia roku szkolnego, ile osób zgłosiło się do szkoły w danej klasie. Nie wszyscy wychowawcy zanotują na bieżąco nieobecności tego dnia, a bibliotekarzowi nie wolno popełnić pomyłki w postaci wpisania do inwentarza większej liczby podręczników.

Zasady ewidencji podręczników nie uległy zmianie. Nadal należy je wpisywać do księgi broszur i podręczników. Tak jednoznacznie stanowią przepisy dotyczące ewidencji zbiorów w bibliotekach (Rozporządzenie Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 29 października 2008 r. w sprawie zasad ewidencji materiałów bibliotecznych, Dz. U. z 2008 r. nr 205 poz.1283). Księga broszur i podręczników jest jedyną właściwą do ewidencji wszystkich podręczników, niezależnie od źródła czy sposobu ich pozyskania.

Niestety, wciąż wielu nauczycieli bibliotekarzy ma olbrzymie problemy z nieznającą przepisów bibliotecznych i zasad dobrej praktyki księgowością oraz z organami prowadzącymi. Zdarzają się nawet absurdalne żądania przeniesienia wszystkich podręczników z ubiegłych lat do księgozbioru głównego. Powód takich żądań leży najczęściej po stronie organów prowadzących, które domagają się, by ujmować finansowo wartość podręczników pochodzących z dotacji (zatem nie tych przysyłanych z MEN) do wartości zbiorów. Jest to droga postępowania całkowicie błędna, niezgodna z przepisami i logiką. Nie można przenieść podręczników do zbioru głównego, ponieważ nie jest to właściwe dla nich miejsce (pomijając karkołomne operacje związane ze zmianą tysięcy numerów podręczników, opisów faktur). Przepisy mówią jednoznacznie, jak należy postępować. Zbiory z zakresu broszur i podręczników nie są wliczane do ogólnej wartości zbiorów. Żądanie wliczenia do wartości zbiorów np. podręczników z dotacji za rok 2016 stwarza chaos.

Co można zrobić, gdy dyrektor nakazuje zastosowanie się do tych żądań? Można tłumaczyć, przekonywać, pokazywać przepisy, pisać wyjaśnienia, prosić o wydanie polecenia służbowego na piśmie. Ale to dyrektor jest przełożonym nauczyciela bibliotekarza.

Czasem trudno jest walczyć z wiatrakami, więc niektórzy nauczyciele bibliotekarze dla świętego spokoju zakładają dodatkowe księgi broszur i podręczników na same podręczniki pochodzące z dotacji i oznaczają je w jakiś sposób, np. literą „p”. Założenie takiej dodatkowej księgi na podręczniki pochodzące z dotacji ma na celu sprawne doliczanie ich do wartości zbiorów. Jednak tworzy to sytuację kuriozalną. Bo przecież podręczniki z MEN nie są z dotacji, czyli nadal umieszcza się je w księdze broszur i podręczników (tej właściwej) i nie wlicza do wartości zbiorów. Wliczanie części podręczników do wartości ogólnej zbiorów jest wielkim problemem, który narusza przepisy i zasady dobrej praktyki.

W poprzednich latach żadne zbiory z zakresu broszur i podręczników nie były wliczane do wartości zbiorów. Czym się akurat te wyróżniają?

Założenie oddzielnej księgi na dotacyjne podręczniki upraszcza sprawę tylko na jakiś czas, bo nie wiadomo, kiedy przełożeni zreflektują się i wrócą do systemu zgodnego z przepisami określonymi przez wspomniane wyżej rozporządzenie w sprawie ewidencji zbiorów. Dlatego warto do teczki z fakturami dołączyć informację, od kiedy na żądanie księgowości, potwierdzone przez dyrekcję, wliczono wartość podręczników dotacyjnych do wartości zbiorów, z czyjego polecenia i jakie numery podręczników zostały objęte tą operacją

W bibliotekach wyposażonych w systemy komputerowe ewidencja jest szybsza niż w tradycyjnych księgach papierowych. Wpisuje się zwykle po 50 egz. jednorazowo, dokonując opisu na podstawie jednego egzemplarza. W księgach tradycyjnych możemy stosować ewidencję uproszczoną. Polega ona na wpisywaniu pod jednym numerem wielu pozycji. Nie radzę wpisywać więcej niż 10 numerów na raz, ponieważ ewidencja wiąże się też z późniejszymi odpisami. Odpisując pojedyncze numery z takiej wpisanej grupy, np.: 343/10, podajemy w uwagach numery ubytkowane, a numery te muszą się zmieścić w tym miejscu.

W pierwszym roku darmowych podręczników nie podlegał ewidencji język obcy – podręczniki były wyprodukowane z częściami ćwiczeniowymi, do uzupełniania. W kolejnych latach języki obce podlegają ewidencji. Nie podlega jej podręcznik do religii.

Regulamin

Warto pamiętać o regulaminie dotyczącym obrotu darmowymi podręcznikami w szkole. W wielu spornych sytuacjach jest on żelazną zasadą postępowania. Jeśli zmieniają się jakieś zasady czy przepisy, trzeba dostosować regulamin do nowych warunków. Taka sytuacja wystąpiła np. pod koniec maja 2017, gdy zmieniono zasady rozliczania rodziców za zgubione lub zniszczone podręczniki MEN-owskie dla klas I-III szkoły podstawowej.

Regulamin powstaje w każdej szkole na potrzeby danej jednostki. Powinien być utworzony już w pierwszym roku prowadzenia darmowych podręczników, przez zespół powołany decyzją dyrekcji szkoły. Powinien zawierać wszystkie istotne w wypożyczaniu i rozliczaniu elementy:

zasady wypożyczania (użyczania) podręczników i materiałów edukacyjnych w szkole, w tym zwrot od uczniów odchodzących w trakcie roku szkolnego,
określenie użyczenia podręcznika, konieczność dbania o niego i zwrócenia w jak najlepszym stanie, podkreślenie odpowiedzialności uczniów (ich rodziców) za wypożyczone podręczniki,
okres, na jaki podręcznik zostaje wypożyczony uczniom,
zasady rozliczania zniszczonych czy zagubionych podręczników, zgodnie z ogłaszanymi przez MEN przepisami dotyczącymi sposobu zapłaty za podręczniki oraz cen, jakich można w szkole żądać.

W regulaminie powinny być zawarte wypracowane w szkole procedury użyczania podręczników i materiałów edukacyjnych, w tym np. procedura odbioru podręczników przez wychowawcę przychodzącego z całą swoją klasą, odbiór podręczników również dla uczniów nieobecnych tego dnia w szkole, podobnie zwrot na koniec roku szkolnego.

Jak sobie radzić z wydawaniem podręczników, na co uważać?

Podręczniki powinni odbierać wychowawcy, przychodząc w ustalonym terminie do biblioteki ze swoimi klasami. Bibliotekarz wydaje dla całej klasy komplety podręczników lub tyle tytułów, ile ma już opracowane. Za nieobecnych uczniów komplety odbiera wychowawca. To powinna być reguła. Nie radzę wprowadzać możliwości odbioru podręczników przez uczniów indywidualnie, bo powstanie trudny do opanowania chaos, a jego skutki będzie ponosił bibliotekarz.

Przykład z mojej szkoły: uczeń w czerwcu twardo oświadcza, że nie odda podręcznika i nie zapłaci, ponieważ absolutnie go nie dostał, gdyż dla niego „zabrakło” egzemplarza. Miał pecha; stosujemy żelazną zasadę, że wydajemy komplety i każdy uczeń przy nas i przy całej klasie sprawdza otrzymane tytuły zanim klasa opuści lokal biblioteki. Po wyjściu klasy wpisujemy wydane numery na kartę ucznia. Uczeń nie wiedział, że mamy dodatkowe komplety po jednym na klasę.

Różne są uczniowskie (a i rodzicielskie) drogi do uniknięcia odpowiedzialności. Różne są też reakcje innych nauczycieli, czasem dominuje roztargnienie. Dbając o swoje dobro i zdrowie, żądajmy więc (z uśmiechem) podpisu odbioru każdego elementu służącego edukacji. Nauczyciele otrzymują pakiety z metodyką pracy w poszczególnych klasach, dodatkowe ćwiczenia i różne inne materiały, które są wyliczane co do sztuki. Bywa, że ktoś zapomni o fakcie odbioru pakietu i przychodzi po niego ponownie. Przy tysiącach wydawanych podręczników i ćwiczeń, nauczyciel bibliotekarz nie byłby w stanie po kilku tygodniach pamiętać, komu i co wydał. Warto mieć to odnotowane i pokwitowane.

Czasem nauczyciele dostają od wydawców dodatkowe komplety podręczników dla siebie, poza fakturami. Nie są to materiały, które nas interesują.

Z uwagi na wyjątkowo dużą ilość podręczników do opracowania we wrześniu, warto poprosić o pomoc. Przyda się ona przy segregowaniu podręczników-, sprawdzaniu liczby egzemplarzy, wpisywaniu numerów na karty książek, wypisywaniu tytułów. Po wydaniu uczniom podręczników nauczyciel bibliotekarz raczej nie jest w stanie wpisać tych wszystkich danych na karty. Nie we wszystkich szkołach są czytniki kart. Wychowawcy mogą pomóc, biorąc karty uczniów danej klasy z kartkami wypożyczonych podręczników (karta ucznia, na niej kartki wydanych podręczników, kolejna karta ucznia i kartki podręczników, itd.), by wpisać dane według wskazówek. W mojej szkole numery podręczników wpisujemy na karty uczniów kolorem czerwonym. Dzięki temu łatwiej dostrzec, co jest jakim zbiorem.

Zwrot kosztów za podręczniki zagubione lub zniszczone

Wielu nauczycieli bibliotekarzy zostało obarczonych kolejnymi obowiązkami – sporządzaniem list uczniów-dłużników, z zaznaczeniem, za co i ile powinni zapłacić, oraz notowaniem, kto dokonał zapłaty, a kto nie. W wielu szkołach wystarczy lista uczniów, którzy mają wpłacić wskazane kwoty; nauczyciele dostarczają tę listę do sekretariatu, a sekretariat załatwia resztę formalności. W niektórych szkołach biurokracja ma się lepiej – oprócz rozliczenia tysięcy podręczników, zwykle w ostatnich dniach roku szkolnego (gdy ma tysiące książek do rozliczenia), bibliotekarz musi sporządzać druki, na których widnieją szczegółowe dane: nazwisko ucznia, klasa, tytuł zniszczonego podręcznika, numer inwentarzowy, cena. Z takim drukiem uczeń (rodzic) udaje się do sekretariatu po kolejny druk – pokwitowanie wpłaty. Z pokwitowaniem udaje się ponownie do biblioteki szkolnej w celu okazania potwierdzenia. Wielu nauczycieli bibliotekarzy odchodząc w czerwcu na urlop miało nadal sporo nierozliczonych podręczników, za które uczniowie powinni zapłacić odpowiednią kwotę. Kwota ta stanowi dochód OP. To dyrektor szkoły wskazuje, na jakie konto rodzice mają wpłacać pieniądze. Dobrą formą jest wpłata w sekretariacie i otrzymanie pokwitowania (dowodu wpłaty).

Zwrot kosztów za zniszczony lub zgubiony podręcznik

MEN w maju 2016 r. poinformowało, że w przypadku uszkodzenia, zniszczenia lub niezwrócenia podręcznika lub materiału edukacyjnego, szkoła podstawowa może żądać od rodziców ucznia zwrotu kwoty nieprzekraczającej kosztu zakupu podręcznika lub materiału edukacyjnego. W przypadku podręczników dla klasy I, II i III, zapewnionego przez Ministra Edukacji Narodowej, kwota zwrotu nie powinna przekroczyć: – 4,34 zł za każdą z czterech części Naszego elementarza dla klasy I szkoły podstawowej; – 4,21 zł za każdą z dziewięciu części podręcznika Nasza szkoła dla klasy II szkoły podstawowej; – 2,35 zł za każdą z dziesięciu części podręcznika Nasza szkoła dla klasy III szkoły podstawowej. Zwrot kosztu zakupu podręcznika lub materiału edukacyjnego stanowi dochód organu prowadzącego szkołę . Dyrektor szkoły wskazuje możliwe sposoby regulowania tych należności. Podstawa prawna: Art. 22ak ust. 3 ustawy z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty (Dz.U. z 2016 r. poz. 1943 ze zm.). Te same zasady dotyczą podręczników dla pozostałych klas. MEN określiło jasno zasady rozliczania podręczników pochodzących z dotacji: żądana cena za zniszczony/zgubiony podręcznik nie może być wyższa niż cena (brutto) zakupu z faktury

Pytania:

Skąd uzyskać dodatkowe podręczniki dla uczniów nowych lub tych, którzy zgubili pożyczone podręczniki?

Zwykle w szkole jest jeden komplet na klasę więcej. Jeśli potrzeba dodatkowych egzemplarzy (np. dla kilku nowych uczniów lub w przypadku jakiegoś zdarzenia losowego), należy zgłosić sprawę dyrekcji szkoły. Uczniowie muszą wpłacić odpowiednią kwotę (nie wyższą niż cena zakupu z faktury) za zniszczony podręcznik, a szkoła powinna zakupić nowy, podobnie powinny być kupione podręczniki dla nowych uczniów, co jednak trochę potrwa.

Skąd uzyskujemy ceny podręczników, które wpisujemy do inwentarza? Ceny netto czy brutto?

Ceny są na fakturach, interesują nas ceny brutto.

Czy należy ubytkować tytuły wycofywane z podstawy programowej?

Decyzję w tej kwestii podejmuje dyrektor szkoły. Podręczniki, jeśli ich stan na to pozwala, mogą być dalej stosowane w edukacji, w ramach rozmaitych zajęć dodatkowych. Możemy je spisać i ubytkować wyłącznie po konsultacji z dyrekcją, ale nie musimy tego robić 1 września, choćby z racji obciążenia nowymi tysiącami materiałów do ewidencji.

Co w numerze?

Dodatek:Biblioteka – Centrum Informacji 03/2017

Dodatek:
Biblioteka – Centrum Informacji 03/2017