W bibliotekach jest wiele rodzajów zbiorów. Zdecydowana większość z nich podlega ewidencji w formie oddzielnie prowadzonych ksiąg inwentarzowych (księgozbiór główny, zbiory specjalne, broszury i podręczniki oraz podręczniki). Poza ewidencją pozostają rozmaite mało wartościowe materiały, takie jak informatory kulturalne (np. o imprezach lokalnych), ulotki informacyjne, reklamowe, przysyłane wzorcowe podręczniki z wydawnictw i tym podobne.

W roku szkolnym 2018/19 podręczniki obowiązują we wszystkich klasach szkoły podstawowej (I-VIII). W klasach starszych jest to 9-12 tytułów na jednego ucznia, do czego dochodzą materiały ćwiczeniowe – po kilka na każdą osobę. Podręczniki menowskie są w tym roku domawiane tylko wtedy, gdy liczba uczniów w klasie jest większa niż liczba posiadanych egzemplarzy z ubiegłych lat.

W obecnej sytuacji, gdy w bibliotekach znajdują się dodatkowo różne rodzaje podręczników, chcąc uniknąć chaosu w rozliczeniach (ewidencji, ubytkowaniu, w kontaktach z księgowością), należy prowadzić dokumenty nieco inaczej. Do księgowości warto iść z zestawieniem zawierającym osobno wartość księgozbioru głównego i osobno wartość podręczników dotacyjnych, które zostaną zsumowane na miejscu zgodnie z aktualnymi wytycznymi władzy.

Rodzaje prowadzonych ksiąg inwentarzowych

Księga inwentarzowa księgozbioru głównego

Księga, do której wprowadzane są wszystkie książki niebędące broszurami. Księga jest jedna, bez względu na to, ile jest papierowych ksiąg inwentarzowych (z których każda musi być oznaczona numerem i opisem, w jakim zakresie numerów była prowadzona).

Księga inwentarzowa główna może zawierać kilka, kilkanaście cząstkowych ksiąg. Każda księga powinna być podliczana na końcu, przy czym każda kolejna stanowi kontynuację poprzedniej i jej wartość jest doliczana do wartości poprzedniej księgi. Na przykład jeśli księga inwentarzowa nr 1 kończy się sumą 12 340 zł, to księga nr 2 musi się zaczynać od wartości 12 340 zł, do której dodaje się ceny kolejnych wprowadzanych książek.

W komputerowej ewidencji nie ma podziału na numery kolejnych ksiąg w obrębie księgozbioru głównego. Program komputerowy wylicza od razu całość wartości księgozbioru głównego.

Należy pamiętać o konieczności drukowania minimum raz w roku kart ksiąg inwentarzowych, wprowadzanych do komputerowej bazy danych. Wydrukowane karty księgozbioru (w każdym rodzaju zbiorów oddzielnie) powinny być spięte i gromadzone w odpowiednich oprawach, np. teczkach.

W żadnym wypadku, nawet na żądanie dyrekcji i księgowych, nie należy wpisywać podręczników dotacyjnych do księgozbioru głównego. Jest to wbrew przepisom o ewidencji zbiorów.

Chcąc uniknąć chaosu w rozliczeniach, do księgowości warto iść z zestawieniem zawierającym osobno wartość księgozbioru głównego i osobno wartość podręczników dotacyjnych.

Księga inwentarzowa zbiorów specjalnych

W tym zakresie nic nie uległo zmianie. Księga inwentarzowa zbiorów specjalnych razem z księgą inwentarzową księgozbioru głównego stanowi wartość księgozbioru. Prowadzi się ją tak samo jak księgę inwentarza głównego, jako całość, bez względu na to, ile numerów papierowych ksiąg inwentarzowych zbiorów specjalnych zawiera.

W programie komputerowym, podobnie jak w wypadku księgozbioru głównego, zbiór jest prowadzony w sposób ciągły i zbiorczo podliczany przez program.

Księgi broszur i podręczników

Rozliczanie ksiąg broszur i podręczników skomplikowało się, nie z winy nauczycieli bibliotekarzy, którzy prowadzą ewidencję według przepisów MKiDzN o ewidencji zbiorów w bibliotekach. Biblioteki szkolne nie mają odrębnych przepisów dotyczących prowadzenia ewidencji księgozbiorów. Przepisy obejmujące biblioteki publiczne w zakresie ewidencji, opracowywania, udostępniania zbiorów są odpowiednie też dla bibliotek szkolnych. Przydałoby się jasne prawne sformułowanie, że taki stan jest zgodny z prawem, ponieważ wiele podmiotów, interpretując sobie przepisy w sposób dowolny, wprowadza chaos do pracy nauczycieli bibliotekarzy i utrudnia im pracę. Przykładem było skontrum i bezsensowne spisy z natury, a obecnie – interpretacje, co stanowi wartość księgozbioru, i żądanie wliczania cen podręczników do wartości ogólnej księgozbiorów.

Księga broszur i podręczników powinna zawierać mało wartościowe książki oraz właśnie podręczniki. Stąd nauczyciele bibliotekarze, postępując zgodnie
z przepisami dotyczącymi ewidencji, po wprowadzeniu podręczników do szkół wpisywali je do ksiąg broszur i podręczników.

W pierwszym roku były to tylko menowskie podręczniki z serii Nasz elementarz, bezcenne, ponieważ wysyłane do szkół bez dokumentów, bez wartości. Wartość tych podręczników nauczyciele uzupełniali po podaniu przez MEN ich cen w wypadku zagubienia czy zniszczenia. Stąd wiedząc, że każdy wpisywany wolumin powinien mieć odpowiedni dokument poświadczający źródło jego nabycia, nauczyciele bibliotekarze sami tworzyli dokumenty do ewidencji.

Nauczyciele bibliotekarze tworzyli odpowiednie notatki:

data przyjęcia do biblioteki;
tytuł podręcznika;
liczba przysłanych egzemplarzy;
wartość 1 egzemplarza;
wartość łącznie.

Notatki są gromadzone w teczkach z fakturami dotyczącymi broszur i podręczników, czyli zarówno fakturami z zakupów broszur, jak i notatkami z przysyłanych podręczników z MEN.

Do roku 2016/17wartość broszur i podręczników była liczona łącznie i nie była wliczana do wartości księgozbioru– zgodnie ze sztuką ewidencji woluminów, według przepisów MKiDzN. Od roku szkolnego 2016/17 w wielu szkołach ma miejsce rewolucja w interpretacji wartości księgozbioru głównego i księgozbioru broszur i podręczników. Pojawiają się żądania wliczania wartości podręczników do wartości ogólnej księgozbioru biblioteki ze strony księgowości, organów prowadzących, regionalnych izb obrachunkowych. Należy podkreślić, że jest to wbrew przepisom i wynika z arbitralnych potrzeb.

Doszło do kompletnego chaosu w dokumentacjach:

część podręczników pochodzących z dotacji na zakup podręczników dla uczniów, kupowanych do roku szkolnego 2015/16 włącznie, była wpisywana, zgodnie z zasadami ewidencji, do księgi broszur i podręczników;
w tym czasie w księdze broszur i podręczników były też notowane podręczniki przysyłane przez MEN;
do księgi broszur i podręczników były wprowadzane broszury z rozmaitych zakupów (z funduszy rad rodziców, darów, funduszy OP);
zbiory w księdze broszur i podręczników, które są liczone jako całość po podliczaniu wszystkich pozycji w księdze, są przeplatane pod względem kolejności numeracji i w obrębie lat, w których je wpisywano. Mając przemieszane książki, broszury, podręczniki menowskie i podręczniki dotacyjne, trudno teraz je wybierać sprawnie i przejrzyście.

W żadnym wypadku, nawet na żądanie dyrekcji i księgowych, nie należy wpisywać podręczników dotacyjnych do księgozbioru głównego. Jest to wbrew przepisom o ewidencji zbiorów.

Księgi podręczników pochodzących z dotacji

Od roku szkolnego 2017/2018, w odpowiedzi na oczekiwania nauczycieli bibliotekarzy co do niewliczania do wartości cen podręczników z dotacji, zostały wprowadzone dodatkowe księgi inwentarzowe – podręczników pochodzących z dotacji.

Oddzielne księgi inwentarzowe podręczników formalnie nadal są broszurami. Stanowią po prostu jeden składnik broszur i podręczników, czyli zbiór podręczników pochodzących dotacji. Nauczyciele bibliotekarze muszą podawać je jako jeden z elementów wartości ogólnej całego księgozbioru.

Problemy sprawiają:

wyliczenia wartości zbiorów
z obliczaniem wartości poszczególnych składników, które znajdują się zarówno w księdze broszur i podręczników, ewidencyjnie przedzielone innymi woluminami, jak i w oddzielnym zbiorze podręczników. Trzeba pamiętać i odnotowywać, gdzie są poszczególne elementy całości podręczników dotacyjnych i o jakiej wartości;
ubytkowanie podręczników, które znalazły się w różnych księgach;
prowadzenie rozliczenia wartości podręczników z uwzględnieniem elementów takich jak:
- konieczność wykreślenia części podręczników na podstawie protokołów zniszczonych lub zagubionych w danym roku;
- część podręczników na podstawie protokołów dołączonych do skontrum, czasem od 2 lat czekających na decyzję dyrekcji, jak je rozliczyć;
- część podręczników leżąca np. w paczkach, w wycofanych zestawieniach tytułów.

Po kolejnych inwentaryzacjach w szkołach w protokołach znalazły się podręczniki, których uczniowie nie oddali lub które zniszczyli. Zwykle mija sporo czasu, zanim będzie można odpisać ich numery z ksiąg – w rzeczywistości nie nastąpi to, dopóki dyrektor szkoły nie podpisze protokołu z wyrażeniem zgody na odpisanie. Do tego czasu widnieją one w ewidencji jako istniejące w bazach danych.

Jeśli dyrekcja wyrazi zgodę na odpisanie nieaktualnych podręczników, trzeba pamiętać o tym, że w kolejce na odpisy czekają podręczniki spisane w czasie skontrum i w protokołach podręczników zagubionych i zniszczonych, i uważać, by nie powielić tych samych numerów w odpisach. Dopóki nie zostaną one wykreślone z inwentarza podręczników, nie będzie widać, których numerów brakuje z racji zagubienia/ zniszczenia. Najlepiej, jeżeli dyrekcja pozwoli na bieżące prace z ubytkowaniem nieaktualnych podręczników i będzie na bieżąco podpisywała protokoły ubytkowania podręczników zniszczonych/ zagubionych.

Chociaż ubytkowanie całości nieaktualnych podręczników byłoby prostsze, jest to problematyczne, gdy przełożeni twierdzą, że takie podręczniki mogą być nadal przydatne. Tymczasem nieaktualne podręczniki nie mogą przecież być używane do nauczania. Mogą być jedynie stosowane jako materiały pomocnicze w ćwiczeniach na zajęciach dodatkowych – tym łatwiej byłoby je wypożyczać po odpisach, a uczniowie mogliby je wypełniać i wyrywać z nich kartki. Niektóre tytuły z odpisanych podręczników można ewentualnie zostawić kilkunastu egzemplarzach. Likwidacja obowiązku tworzenia zestawienia podręczników zniszczonych i zagubionych byłaby w tym zakresie dużym ułatwieniem.

Odpisywanie nieaktualnych podręczników całymi seriami, na podstawie ksiąg inwentarzowych, nie jest już możliwe z racji konieczności sporządzania na zakończenie roku szkolnego zestawienia zniszczonych/ zagubionych podręczników. Numery podręczników zniszczonych/ zagubionych są przypadkowe.

Do chwili gdy żadne z tych podręczników do odpisu nie zostaną odpisane, istnieją w bazie danych i podlegają porównaniom stanu z księgowością.

By w tym nie zginąć, trzeba czynności wykonywać po kolei:

doprowadzić do akceptacji odpisów przez dyrekcję;
odpisać protokolarnie podręczniki zniszczone/ zagubione;
wybrać z księgi broszur i podręczników oraz księgi podręczników podręczniki nieaktualne (widoczne będą jako już wykreślone te, które uczniowie zniszczyli/ zagubili, z aktualnego i już nieaktualnego zbioru podręczników);
wybrać numery niewykreślone protokolarnie jako zniszczone i zagubione.

Jeśli dyrekcja wyrazi zgodę na odpisanie nieaktualnych podręczników, trzeba pamiętać o tym, że w kolejce na odpisy czekają podręczniki spisane w czasie skontrum i w protokołach podręczników zagubionych i zniszczonych.

Ubytkowanie podręczników

Standardową procedurą w ubytkowaniu jest branie do rąk każdego egzemplarza odpisywanego woluminu, spisywanie numeru lub wielu numerów naraz, jeśli to seria, oraz uzupełnianie innych elementów, takich jak liczba i wartość każdego egzemplarza z osobna i łączna.

W wypadku tysięcy odpisywanych podręczników nie jest to możliwe. Trzeba je spisywać zbiorczo, na podstawie opisów w księgach broszur i podręczników. Należy przy tym zanotować, ile wynosił zbiór podręczników umieszczony w broszurach i podręcznikach oraz w księdze podręczników. Tu prosta opcja rozliczenia – ich wartość zawiera wyłącznie dane dotyczące podręczników dotacyjnych.

Protokoły ubytków spisuje się na komputerze. Nie istnieją chyba programy komputerowe pozwalające na automatyczne zaznaczanie numerów do odpisów, automatyczne przeniesienie ich do protokołu odpisów zbiorów nieaktualnych czy zbiorów zniszczonych/ zagubionych i wydrukowanie całości.

W księgowości podaje się wartość poszczególnych składników księgozbioru:

księgozbioru głównego;
księgozbioru specjalnego;
podręczników pochodzących z dotacji.

W bibliotece dodatkowo prowadzi się dokumentację obejmującą:

księgi;
protokoły;
faktury;
rejestry broszur i podręczników.

By w tym nie zginąć, warto zrobić zestawienia finansowe, przydatne w obecnych rozliczeniach (patrz: ramka).

Wpływy i ubytki – księgozbiór główny i podręczniki z dotacji:

Nr dokumentu	Księga główna	Księga zbiorów specjalnych	Ubytki księgozbioru głównego	Ubytki księgozbioru specjalnego	Księga podręczników	Ubytki księgozbioru podręczników
Stan z ub.r.	…	…	…	…	…	…
+
…

Stan finansowyna koniec roku rozl.:		Stan finansowy:			Stan finansowy:

Nr dokumentu	Księga broszur i podręczników ogólnie	W tym podręczniki z dotacji	Ubytki – podręczniki z dotacji	Ubytki całej księgi broszur, z podręcznikami z dotacji	Uwagi
…
Stan na koniec roku rozliczeniowego:

+

Zestawienie pomoże w sprawnej orientacji, ile czego i gdzie zostało wpisane, ile ubyło i o jakiej wartości, szczególnie w obrębie księgi broszur i podręczników, gdzie są wpisane podręczniki z dotacji. Dane uporządkowane w tabeli będzie łatwiej porównywać z księgowością w każdym roku rozliczeniowym.

Należy pamiętać o rejestrach ubytków. Widniejące w nich wartości muszą się zgadzać z tymi w tabelach zestawień wpływów i ubytków.

Faktury z zakupów podręczników z dotacji powinny być trzymane w jednym miejscu, faktury dotyczące książek – w innym, w jeszcze innym te dotyczące broszur. Broszury często znajdują się na fakturze razem z książkami ze zbioru głównego – wtedy należy je pozostawić w teczce faktur księgozbioru głównego z opisem faktury, które pozycje gdzie zostały umieszczone, i z rozliczeniem kwoty, jaka dotyczy każdego z tych zbiorów.

PYTANIA

Czy obejmując nową bibliotekę i kontynuując prowadzenie obsługi biblioteki w programie MOL Optivum, można zmienić oznaczenia sposobów nabycia lub rodzajów zbiorów?

Ustawienia programu wprowadza się przed rozpoczęciem pracy w danym programie. Nie można dokonać żadnych zmian w oznaczeniach tam, gdzie już raz zostały wprowadzone. Program na to nie pozwoli. Można dodać inne, jeśli jest taka potrzeba.

Co w numerze?

Dodatek:Biblioterapia w Szkole 10/2018

Dodatek:
Biblioterapia w Szkole 10/2018