Problemy związane z ewidencją i dystrybucją podręczników były omawiane w „Bibliotece w Szkole” 2019 nr 6. W trakcie codziennej pracy pojawiają się inne formy ułatwiania sobie działań. Dobrą praktyką jest wymiana doświadczeń na portalach społecznościowych, na forum zawodowym „Biblioteki w Szkole” (forum.biblioteka.pl) i oczywiście w samej „Bibliotece w Szkole”.

Przydatna ewidencja

W czerwcu 2020 r. rozliczenia uczniów odbywały się w bardzo trudnych warunkach, wynikających z zagrożeń epidemicznych. Zbieranie podręczników i literatury trwało o wiele dłużej, niż to się dzieje w normalnych warunkach. Nie wiadomo, co nas czeka na zakończenie tego roku szkolnego. Lepiej być przygotowanym na różne sytuacje. Na tym etapie można wprowadzić pomocniczy druk ułatwiający orientację w rozliczeniach (zarówno w bibliotekach skomputeryzowanych, jak i tych prowadzonych w tradycyjny sposób). Każdy może go sam wykonać, dostosowując do własnych potrzeb.

Rozliczenie z wypożyczonych podręczników klasy 5a

Przedmiot/ Nazwisko i imię	Angielski	Technika	Uwagi
Kowalski A		-	brak
…	-		Do zapł. /zalana
…

W trakcie przyjmowania oddawanych przez uczniów podręczników wystarczy postawić znak minus przy konkretnym podręczniku, który nie został oddany lub nie został przyjęty (np. z racji zniszczenia). Ułatwi to udzielanie odpowiedzi wychowawcom, rodzicom uczniów czy dyrekcji szkoły) na ich liczne pytania na temat zaległości w zwrotach podręczników. Łatwiej też po prostu skserować im taką kartkę z rozliczeniem.

W systemie komputerowej obsługi czytelników na koniec rozliczeń można wydrukować listę dłużników. Dla mnie jednak przejrzyściej i sprawniej jest zanotować, nie kto oddał podręcznik, ale kto ma go jeszcze zwrócić lub zapłacić za konkretny tytuł. Dzięki temu mam pełny obraz sytuacji z podręcznikami w danej klasie. Dzięki takiemu drukowi widzę też od razu, ile mam „dobrych” egzemplarzy konkretnego tytułu na kolejny rok szkolny.

Wcześniejsze odbieranie zbiorów?

Jeśli miałoby nas czekać ponowne rozliczanie uczniów w zaostrzonych warunkach sanitarnych (a tego przecież nie można wykluczyć), warto pomyśleć o wcześniejszym odbieraniu części zbiorów, żeby zmniejszyć w ten sposób liczbę książek będących u czytelników. Zwykle wypożycza się po dwie książki (często trzeci tytuł stanowi lektura polecana przez polonistów). W sytuacji trwania zagrożenia epidemicznego należałoby rozważyć wprowadzenie (np. od kwietnia) zasady wypożyczania po jednej książce (wiedząc, że oprócz niej każdy uczeń ma z reguły jeszcze lekturę). Natomiast od maja wypożyczać tylko lektury, a literaturę dodatkową – wyłącznie czytelnikom, którzy bez czytania „żyć nie mogą”. Nie chodzi o ignorowanie potrzeb uczniów gorzej czytających, czy mniej chętnych do sięgania po książkę (zawsze radzę, by ze szczególną uwagą zajmować się uczniami, którzy wymagają zachęcenia do czytania), ale w wyjątkowych sytuacjach trzeba podejmować wyjątkowe działania. Po prostu czas rozliczeń w warunkach reżimu sanitarnego jest bardzo trudny, a zebranie wszystkich książek od uczniów w kilka dni jest niemożliwe.

Kartony w portierni – wariant zapasowy

W czerwcu 2020 r, planując rozliczenia na koniec roku, podzieliłam każdą klasę na pół (tak, by na jednej godzinie było maksymalnie 15 uczniów), co pozwoliło uniknąć tłumów czekających pod biblioteką. Siłą rzeczy okres rozliczenia dwudziestu kilku klas oraz licznych przedszkolaków i osób dorosłych trwał ok. 2 tygodnie. Zawsze trzeba się liczyć z tym, że część osób nie zastosuje się do harmonogramu odwiedzin w bibliotece, więc warto mieć opracowany wariant zapasowy. U mnie były to kartony na portierni (każdego dnia nowe), opisane (data postawienia, data końca kwarantanny). Kartony codziennie rano zabierałam do biblioteki i wystawiałam kolejne – dla tych, którzy nie są zapisani na dany dzień i godzinę, czy dla rodziców, którzy mogli odwiedzić szkołę tylko po godzinach swojej pracy. Kartony musiały czekać na zakończenie rozliczeń ujętych w harmonogramie. Te, które były oddane w dniu zakończenia roku i na początku wakacji, czekały do sierpnia.

Asertywność i przestrzeganie procedur

Uwaga do pracy w warunkach pandemii: nie warto ulegać emocjom i pozwolić rodzicom, nauczycielom, uczniom „wejść sobie na głowę”. Po to są procedury i regulaminy, byśmy mieli jasno określone zasady i w miarę możliwości sprawnie prowadzone działania. Jeżeli np. 4 czerwca o godzinie 9 mają przyjść uczniowie od numeru 1 do 14 z klasy II B, a o godzinie 10 uczniowie od numeru 15, to należy się tego trzymać. Wpuszczenie kilku osób spoza harmonogramu będzie miało określone konsekwencje. Szybko rozniesie się informacja, że w bibliotece robione są wyjątki, więc w kolejnym dniu za drzwiami może pojawić się tłum osób, które „muszą” załatwić sprawę właśnie teraz. Irytacja osób, które przyszły na zaplanowaną godzinę, będzie rosła, harmonogram następnych grup zawali się… itd.

Bywają sytuacje trudne, nietypowe, stąd np. wspomniane wyżej ustawianie kartonów w miejscu uzgodnionym z dyrekcją szkoły. Każda osoba, która naprawdę nie jest w stanie dostosować się do godziny ustalonej dla danej grupy czytelników, mogła złożyć tzw. zwroty do kartonów.

Organizując zwroty książek, spora część nauczycieli bibliotekarzy żądała zapakowania oddawanych zbiorów w folię i opisania na zewnątrz (nazwisko ucznia, numer książki). Jaki to miało sens, skoro przecież nikt nie nadzorował pakowania? Jak udowodnić czytelnikowi, że w jego paczce faktycznie były 4 książki, a nie 6? Mało kto dołączał wykaz książek z podaniem wypożyczonych numerów. Generalnie to niewielu uczniów (szczególnie z młodszych klas) w ogóle dostrzega numer książki. W kartonach lądowały więc liczne paczki z kartką: nazwisko i imię, klasa. Wszelkie zbiory pakowane w folię mają dłuższy czas kwarantanny. Trzeba wziąć to pod uwagę. Moim zdaniem taki sam skutek, jak pakowanie w folię, ma wkładanie książek bezpośrednio do kartonu. Można je po 2-3 dniach (w zależności od regulaminu w danej szkole) wyjąć i wypisać z konta czytelnika.

Na weryfikację czerwcowych zwrotów przyszedł czas we wrześniu: kto co oddał, kto ma zaległości. Wszystko (albo prawie wszystko) da się wyjaśnić. Trzeba poświęcić trochę czasu na sprawdzenie, czy wszystkie książki oddane w kwarantannie zostały wypisane z kont czytelników, sprawdzić półki (gdzie trzeba mieć porządek, ułożenie umożliwiające szybkie dotarcie do konkretnych tytułów). Jeśli nauczyciel bibliotekarz jest pewny, że ktoś nadal jest dłużnikiem, powinien stanowczo się domagać zwrotu, wyjaśniając sprawę czytelnikowi (rodzicom).

Ewidencja podręczników i ćwiczeń

Wrześniowa akcja „Podręczniki” w zasadzie już się zakończyła, ale w wielu bibliotekach faktury rozlicza się nawet do końca listopada. Ma to związek z korektami, z domówieniami, z odsyłaniem zbędnych egzemplarzy, z pomyłkami po każdej stronie. Warto przeanalizować te sprawy na świeżo, pamiętając wszelkie problemy z dziś, by ich uniknąć za kilka miesięcy, przy kolejnej ewidencji nowych podręczników i ćwiczeń.

Poniżej przypomnienie kilku podstawowych zasad.

Podręczniki

Przyjmujemy tyle egzemplarzy podręczników, ilu jest uczniów w danej klasie, plus dodatkowy komplet podręczników na klasę (np. jeśli w szkole są 4 klasy piąte, a w nich 100 uczniów, należy przyjąć 100 kompletów plus 4 komplety dodatkowe).
Każdy uczeń ma prawo do podręcznika, czyli jeśli potwierdzimy konkretną liczbę uczniów w pierwszym dniu nauki, to mamy obowiązek przygotować tyle podręczników, ilu uczniów zostało potwierdzonych (listy obecności). Organ prowadzący powinien zatem zapłacić za każdy podręcznik dla każdego ucznia zapisanego do szkoły w pierwszym dniu nauki.
Nigdy przed 1 września nie należy wpisywać wszystkich kompletów (sugerując się liczbą osób zgłoszonych do poszczególnych klas w czerwcu ani nawet pod koniec sierpnia). Uczniowie zawsze mają prawo zmienić szkołę. Jednak w przypadku wypisania się ucznia z klasy po rozpoczęciu roku szkolnego, organ prowadzący powinien zapłacić za przygotowane dla niego po 1 września, podręczniki.
Z powodu wiecznych bojów z księgowością (a tej z jej zwierzchnikami) o liczbę przyjętych egzemplarzy, warto przygotować nieco mniejszą liczbę podręczników. W pierwszych dniach września wystarczy wstrzymać wydanie kompletów jednej z danego poziomu klas, w wolnej chwili dopisując potrzebne komplety.

Ćwiczenia

Przyjmujemy tyle egzemplarzy ćwiczeń, ilu jest uczniów w dniu rozpoczęcia zajęć lekcyjnych.

Zarówno podręczniki, jak i ćwiczenia w liczbie ponad potrzeby należy odesłać do wydawnictwa. Zwykle za dokumentację służy druk przysłany przez wydawcę. Na druku umieszcza się m.in. numer zamówienia, wypełnia rubryki z tytułami i liczbą odsyłanych egzemplarzy. Na podstawie tego druku wydawca powinien przysłać korektę faktury.

W dokumentacji biblioteki, opisując otrzymane faktury, należy ujmować tylko taką liczbę podręczników, która została faktycznie przyjęta. Na fakturach często są wyszczególnione wszystkie wysłane egzemplarze podręczników oraz ćwiczeń. Ćwiczeń nie wlicza się do wartości zbiorów biblioteki.

Jak sobie radzić z presją?

Wydawanie podręczników i ćwiczeń zawsze wiąże się ze stresem (pośpiech, zmęczenie dźwiganiem, konieczność pilnowania liczby egzemplarzy itp.). Dodatkowo nauczyciele bibliotekarze poddawani są presji nauczycieli, rodziców, dyrekcji szkoły, uczniów. Jak sobie radzić z brakiem pomocy, z presją, z naciskami? Ucząc się asertywności i dobrej komunikacji.

Kilka dobrych rad i konkretnych przykładów, którymi wymieniamy się na zawodowych stronach internetowych:

Koniec sierpnia, zero pomocy koleżanek i kolegów, ale za to telefony nauczycieli, dyrekcji z pytaniami: kiedy będą podręczniki? W lokalu biblioteki dziesiątki kartonów z nowymi podręcznikami i ćwiczeniami do rozpakowania, na podłodze tysiące podręczników do wycofania. Armagedon.

Radzę postarać się o dobrą komunikację z gronem pedagogicznym, nie przejmować się tymi, którzy i tak nic nie zrozumieją, robić swoje:
– wysłać krótką informację przez dziennik elektroniczny, do wszystkich nauczycieli oraz dyrekcji, z bardzo precyzyjnym komunikatem:

„Szanowni Państwo, od 24 sierpnia, po kilka godzin dziennie, pakowane są wycofywane podręczniki z klas: 1, 4, 7, w liczbie ok….. sztuk, by zwolnić miejsce na rozpakowanie kartonów z nowymi podręcznikami i ćwiczeniami. Uprzejmie proszę o pomoc w rozpakowaniu, segregacji i liczeniu podręczników i ćwiczeń. Gdy w bibliotece pracuje jedna osoba, nie ma technicznej możliwości opracowania nowych podręczników w pierwszych dniach września oraz szybkiego wydania ich uczniom”.

Do informacji można dołączyć zdjęcie z biblioteki z niezliczoną ilością podręczników wycofywanych i paczek do rozpakowania – to robi wrażenie i jeśli nawet nie skłoni zbyt wielu osób do pomocy, to nieco pohamuje zapędy do żądania pośpiechu w ewidencji. Jest nadzieja, że część osób zrozumie, zaoferuje pomoc. Jeśli nie, to z pewnością zareaguje dyrekcja i „zachęci” kogoś do współpracy.

Trzeba jednak pamiętać, że na dobrą współpracę z gronem pedagogicznym pracuje się przez cały rok szkolny. Nauczyciel bibliotekarz, który sam nie unika udzielania koleżeńskiej pomocy (np. poszukiwanie materiałów, wspólne organizowanie przedsięwzięć) nie powinien mieć problemu ze znalezieniem wsparcia ze strony koleżanek i kolegów.

Jeśli dyrekcja nie pomoże, a grono pedagogiczne nie jest zintegrowane i możesz liczyć wyłącznie na siebie, nie narażaj się na utratę zdrowia i targanie kartonów po 10 godzin dziennie, byle tylko wszyscy byli zadowoleni. Nauczyciel bibliotekarz zrobi wiele dla uczniów, nauczycieli, swojej szkoły, ale wszystko ma swoje granice, czyli podręczniki będą opracowane w terminie, w którym wykonamy ewidencję.

Warto zawsze być przygotowanym do rozmowy z przełożonymi – umieć jasno przedstawić liczbę godzin pracy, zaawansowanie prac, zakres prac, które zostały do wykonania, szacunkowy czas zakończenia.

Nauczyciel bibliotekarz nie powinien decydować się na wydanie komukolwiek (z nauczycielami na czele) jakichkolwiek materiałów przed ewidencją, bo to on odpowiada za każdą sztukę dotacyjnego egzemplarza. Trzeba pilnować samego siebie, ale też osób pomagających, by nie popełnili błędów, głównie w stemplowaniu. Warto przeliczyć parokrotnie każdy tytuł w obrębie każdej klasy.
Nauczyciele poganiają bibliotekarza w trakcie wydawania podręczników i ćwiczeń. Ulegając presji, nerwowej atmosferze (bo ktoś „traci” lekcję), fundujemy sobie więcej pracy, trudniejszej i bardziej pracochłonnej niż spokojne wydanie wszelkich materiałów. Jeżeli korzystamy z pomocy w wydawaniu podręczników (a jest to raczej potrzebne), zadbajmy, by były to osoby skoncentrowane i podchodzące do zadania w poważny, odpowiedzialny sposób. Z pomocników, którzy nie podchodzą poważnie do zadania, nie wykazują chęci do rzetelnego, skrupulatnego wykonania pracy, lepiej zrezygnować od razu. Sam nauczyciel bibliotekarz, mimo hałasu i presji, musi zwracać uwagę zarówno na to, co wpisuje na konta czytelników, jak i na to, co jest wydawane przez pomocników. Musimy też umieć stanowczo uspokoić nauczyciela, który przyprowadził klasę i chce z nią wyjść w czasie znacznie krótszym niż to możliwe.

Procedura wydawania podręczników

U mnie działa to tak:

przed przyjściem klasy wybieram właściwą liczbę egzemplarzy każdego tytułu ćwiczeń dla danej klasy i układam w jednym miejscu (po wydaniu ćwiczeń nauczyciel podpisuje odbiór określonej liczby egzemplarzy),
wchodzi klasa z wychowawcą lub innym nauczycielem, uczniowie siadają w wyznaczonym miejscu,
z pomocą wychowawcy wybieram dwie osoby do skompletowania podręczników,
wybrane osoby kompletują tytuły, mając listę danej klasy,
wychowawca siada obok mnie i dyktuje mi numery podręczników do wpisania na konta uczniów.

Taka procedura dobrze się sprawdza. Jeśli jest więcej czasu, można przygotować zestawy (komplety dla danej klasy) tak, by wręczać całe komplety od razu i tylko wpisywać numery. Ja nie mam tyle czasu, podręczniki są przysyłane pod koniec sierpnia, stąd wszystkie kwestie związane z rozpakowywaniem i dzieleniem są wykonywane w tempie szybkim, tuż przed 1 września. Jest też kwestia poczekania do sprawdzenia list klas, by wiedzieć, ile egzemplarzy dopisać w danym poziomie nauczania.

Rozliczenie ćwiczeń klas: 1-8, ............ r.

Klasa	Tytuł	Ilość przysłana	Ilość przyjęta	Liczba uczniów w klasie	Ilość wydana / podpis wychowawcy	Uwagi
1




2




3




4




5




6




7




8

Warto mieć pod ręką kartkę z rubryczkami (samodzielnie wykonaną), na której są zbiorcze informacje:
– liczba przysłanych egzemplarzy danego tytułu, liczba egzemplarzy do przyjęcia, liczba uczniów w danej klasie, liczba egzemplarzy do odesłania. Kartka taka pomaga w ogólnym rozliczeniu – ile faktycznie egzemplarzy poszczególnych tytułów było na początku, do porównania z fakturami i ewentualnie z dołączanymi specyfikacjami (druki wydawnictw z określeniem liczby paczek i sztuk w paczkach).

To rodzaj dokumentu, który poświadcza wydanie konkretnej liczby materiałów ćwiczeniowych, które są kupione z dotacji na ucznia, ale nie są włączane do stanu finansowego zbiorów.

Pamiętając jeszcze (także w kręgosłupach) początek roku, rozliczanie faktur, mając przed sobą wcale nieodległy termin rozliczania na koniec roku, pomyślmy już teraz, jak sobie ułatwić pracę, jakich błędów uniknąć w przyszłości. Mamy na to chwilę czasu, miejmy nadzieję, pracy stacjonarnej.

Zawsze służymy pomocą na forach zawodowych.

Co w numerze?