Podręczniki do wymiany

W roku szkolnym 2024/2025 wymieniane będą podręczniki w klasach: II, V i VIII.

Dotacja na podręczniki, w każdej formie ich występowania, przysługuje uczniom co 3 lata. Przepisy zawarte w ustawie oświatowej nie pozwalają na wymianę materiałów edukacyjnych częściej niż co 3 lata.

Nauczyciele mogą zdecydować się na dłuższe korzystanie z wybranych kompletów, jednak muszą wziąć pod uwagę, że w takiej sytuacji podręczniki będą musiały służyć do czasu, aż znów przyjdzie kolej na zakup nowych zestawów dla danego poziomu klas (czyli kolejne 3 lata).

Sądzę, że każdy uczeń ma, zgodnie z przepisami o przyznawaniu dotacji na zakup materiałów edukacyjnych i ćwiczeniowych, prawo do nowego zestawu po 3 latach używania kompletów przez inne klasy. Większość tytułów (np. do języka polskiego) jest bardzo zniszczona już po roku. Niektóre, używane rzadziej (np. do techniki, plastyki, muzyki), mogą służyć uczniom dłużej – pod warunkiem że nie zmieni się nic w podstawach programowych dotyczących danego przedmiotu, a tu nigdy gwarancji nie ma.

Decyzja o tym, czy dany tytuł można zostawić na kolejne lata, nie należy do nauczyciela bibliotekarza, tylko do uczących dane klasy nauczycieli przedmiotów. Nauczyciel bibliotekarz może sugerować nauczycielowi uczącemu dane klasy pozostawienie na kolejne lata konkretnych tytułów, które są w dobrym stanie. Nauczyciel przedmiotu ma prawo do zmiany podręcznika, nawet jeśli nie zmieniła się podstawa programowa w zakresie nauczania tego przedmiotu. Ma prawo uznać inny podręcznik za lepszy dla uczniów.

Ćwiczenia, materiały edukacyjne i ćwiczeniowe

W każdym roku szkoła otrzymuje dotację na tzw. ćwiczeniówki. Wyznaczona przez MEN kwota tej dotacji wyliczana jest „na ucznia”, jednak nie oznacza to, że obejmuje ona wszystkie przedmioty. Szkoła otrzymuje określoną kwotę, z której można kupować ćwiczenia. Zwykle wystarcza ona na trzy-pięć tytułów ćwiczeń na ucznia. To nauczyciele decydują, które ćwiczenia są konieczne, a bez których można sobie poradzić w procesie edukacji danych roczników.

Ustawa o systemie oświaty definiuje materiały edukacyjne i materiały ćwiczeniowe w następujący sposób:

materiał edukacyjny – należy przez to rozumieć materiał zastępujący lub uzupełniający podręcznik, umożliwiający realizację programu nauczania, mający postać papierową lub elektroniczną;
materiał ćwiczeniowy – należy przez to rozumieć materiał przeznaczony dla uczniów, służący utrwalaniu przez nich wiadomości i umiejętności.

Katalog materiałów edukacyjnych może być szeroki: począwszy od zasobów edukacyjnych udostępnianych w sieci na platformach edukacyjnych, po książki zawierające treści edukacyjne, które mogą zastąpić lub uzupełniać realizację programu nauczania.

Biorąc pod uwagę zasady udzielania i wydatkowania dotacji celowej, należy jednak mieć na uwadze, że materiały te – analogicznie do podręczników – muszą służyć uczniom danej klasy (być wypożyczane, a w przypadku zasobów dostępnych w sieci – udostępniane) przez co najmniej 3 kolejne lata szkolne.

Definicja materiału ćwiczeniowego, w odróżnieniu od materiału edukacyjnego, uwzględnia przede wszystkim jednorazowość materiału ćwiczeniowego, rozumianą jako brak możliwości korzystania z takiego materiału – zeszytu ćwiczeń – przez kolejny rocznik uczniów.

Zamówienia podręczników

Na co dodatkowo można wydać dotację?

Maksymalne kwoty dotacji na zakup podręczników, materiałów edukacyjnych i ćwiczeniowych zostały określone w art. 22 ae ust. 5 ustawy o systemie oświaty. Zgodnie z ust. 11 tego artykułu dotacja celowa może być wykorzystana także na pokrycie kosztu drukowania i powielania podręczników, materiałów edukacyjnych i materiałów ćwiczeniowych w celach dydaktycznych (np. pokrycie kosztów zakupu papieru, tonera). Dotacja celowa może być wykorzystana do końca roku budżetowego, na który została udzielona. Niewykorzystana dotacja podlega zwrotowi do budżetu państwa.

Kwoty dotacji na ucznia, zwykle nieco wyższe z każdym rokiem, podawane są w każdym roku. Zasada wykorzystania dotacji jest stała.

Kto powinien zamawiać?

Zamawianie materiałów edukacyjnych i ćwiczeniowych to zadanie dyrekcji placówki. Określają to przepisy ustawy oświatowej. Nie jest to zadanie bibliotekarza.

To dyrekcja szkoły ma niezbędne i aktualne informacje o liczbie uczniów w każdej klasie i prognozowanej na kolejny rok; ma kompetencje do logowania się na odpowiednich dla dyrekcji kontach i korzystania z formularzy zamówień przez odpowiednie, służbowe kanały zamówień. Do realizacji tych zadań istnieją odpowiednie procedury postępowań – jedne obowiązkowe, inne wypracowywane przez daną szkołę.

Do 25 sierpnia każdego roku dyrekcja wypełnia odpowiednie wnioski, podając prognozowaną liczbę uczniów w każdej klasie.
Do 15 września ma prawo aktualizacji liczby uczniów w klasach.

Wtedy można dokonywać tzw. domówień.

Zamawianie – kilka istotnych kwestii

Dotacja obejmuje tyle kompletów, ilu uczniów jest w klasach w danym roku objętych wymianą podręczników, plus dodatkowy komplet na klasę (np. jeśli w szkole są trzy kl. V, w tym w kl. a – 25 osób, w kl. b – 25, w kl. c – 25 osób, to w sumie wydajemy 75 kompletów + trzy dodatkowe, po jednym dla każdej klasy).
Dodatkowe komplety podręczników nie są dla nauczycieli. Są dla ewentualnych nowych uczniów, którzy się pojawią po dokonaniu zakupów podręczników.
Dotacja nie obejmuje nauki żadnej z religii prowadzonej w danej placówce.
Ćwiczenia są kupowane wyłącznie w liczbie odpowiadającej liczbie uczniów w każdej klasie.
Tytuły podręczników są wybierane przez uczących klasy nauczycieli (nie przez bibliotekarzy). Nauczyciele zgłaszają tytuły na radzie pedagogicznej w terminie określonym przez dyrekcję każdej szkoły, a rada je zatwierdza.
Domówienia nowych kompletów w pierwszych dniach września są automatyczne po zgłoszeniu większej liczby uczniów, niż prognozowano w sierpniu.
Domówienia w późniejszym terminie, po rozliczeniu dotacji przez dyrekcję i księgowość, następują ze środków własnych szkoły, ale środki te zostaną szkole zwrócone w kolejnym roku obliczania nowych dotacji. Załatwianie takich spraw należy do dyrekcji szkoły.
W przypadku konieczności domawiania podręczników dla klas nieobjętych dotacją w danym roku każda biblioteka powinna w czerwcu podać dyrekcji liczbę tzw. dobrych kompletów (lub poszczególnych tytułów w kompletach), nadających się do dalszego użytkowania. Znając prognozę liczby uczniów w kolejnym roku szkolnym, dyrekcja placówki domawia brakujące tytuły zgodnie z obowiązującymi ją procedurami.
W trakcie rozmów z wydawnictwami i planowania zakupów jest miejsce na negocjacje dotyczące pracy nauczycieli. Wydawnictwa często (raz na 3 lata) oferują nauczycielom gratisowe tytuły podręczników do nauki danej klasy. Taki gratis nie jest własnością jednego nauczyciela – należy go przekazać temu, który będzie uczył danego przedmiotu w kolejnym roku.
W procesie zamawiania można wynegocjować dodatkowe materiały (np. plansze edukacyjne, materiały multimedialne, materiały uzupełniające do zajęć).
Często jest szansa na uzyskanie dodatkowych kompletów ćwiczeń, których nie objęła kwota dotacji. Gratisy nie są ewidencjonowane w sposób określony przepisami o ewidencji.
Nauczycielom bibliotekarzom przysługuje taki sam urlop w czasie wakacji jak innym nauczycielom. Odbiór paczek z podręcznikami w lipcu i sierpniu to zadanie dla administracji szkoły. Nauczyciel bibliotekarz ma obowiązek przygotowania biblioteki do nowego roku szkolnego w czasie tygodnia gotowości szkolnej (ostatni tydzień przed rozpoczęciem roku szkolnego) i wtedy zaczyna pracę z wszelkimi materiałami edukacyjnymi i ćwiczeniowymi.

Wydawanie i ewidencja podręczników

Ewidencja w praktyce

W „Bibliotece w Szkole” 2019 nr 6 opisany jest cały proces ułatwień w przygotowaniu do ewidencji, samej ewidencji oraz wydawania uczniom podręczników.

W trakcie rozpakowywania kartonów przysyłanych przez wydawnictwa w czasie wakacji należy przypilnować wielu ważnych spraw.

Należy sprawdzić, czy dany tytuł zgadza się ze szkolnym zestawem zamawianym na kolejny rok szkolny (zdarzają się pomyłki). Podstawą do sprawdzenia jest dostarczony do biblioteki (przez osobę wyznaczoną do zamawiania podręczników) aktualny wykaz tytułów zamówionych do każdego poziomu nauczania.
Należy wyznaczyć miejsce w bibliotece, w którym będą składane rozpakowywane tytuły, oraz miejsce do odkładania tytułów błędnie przysłanych.
Na sierpniowej radzie pedagogicznej należy poprosić o pomoc nauczycieli – najlepiej zaprzyjaźnione grono osób, z którymi dobrze się współpracuje, które poważnie traktują powierzone zadania i po których nie trzeba ponownie wykonywać prac, szukając błędów w liczeniu i segregacji tytułów (jeśli nie ma ochotników, należy zwrócić się do dyrekcji z prośbą o wyznaczenie takich osób do pomocy).
Nie należy mieszać miejsc składowania rozpakowanych i przeliczonych tytułów z tymi do odesłania do wydawnictw.
Należy pilnować, by osoby pomagające nie myliły klas i tytułów i by nie myliły rozkładanych do liczenia ćwiczeń, podręczników czy też gratisów.
Gratisy najlepiej zostawić do samodzielnego rozdzielania przez bibliotekarza – najlepiej je spisać i zrobić tabelkę z tytułami, miejscem na podpis odbierającego nauczyciela i datą odbioru oraz zwrotu (to chroni przed koniecznością późniejszego tłumaczenia się i przypominania).
Należy przeliczyć każdy tytuł i odłożyć ewentualne nadprogramowe egzemplarze w wyznaczone dla nich miejsce.
Nigdy nie należy wpisywać do ewidencji od razu wszystkich egzemplarzy dla całego poziomu klas, ponieważ trzeba się liczyć z przemieszczaniem się uczniów na początku roku szkolnego (zwłaszcza w szkołach z większą liczbą obcokrajowców).
Należy pilnować, by osoby pomagające nie ostemplowały żadnych materiałów bez akceptacji nauczyciela bibliotekarza (ostemplowanych egzemplarzy nie można odesłać i stanowią one problem finansowy w rozliczeniach, bo dotacja nie obejmuje pomyłek).
Nie należy wpisywać od razu egzemplarzy dodatkowych na klasę. Powinny one być w zapasie, na wypadek gdyby trzeba było jeszcze na początku września wykonać jakieś przesunięcia – np. odesłać więcej kompletów, niż było zamawiane.
Należy dokonać podziału wszelkich materiałów na ćwiczenia i podręczniki i układać je klasami we właściwej liczbie egzemplarzy. Wygodne jest układanie po 10 egzemplarzy i odwracanie kolejnej dziesiątki w drugą stronę – ułatwia to liczenie kontrolne i sprawdzanie poprawności rozłożenia całej transzy.
W pierwszych dniach września trzeba skonsultować liczbę uczniów na danym poziomie nauczania z sekretariatem, wychowawcami i dyrekcją w celu potwierdzenia ostatecznego przyjęcia odpowiedniej liczby egzemplarzy każdego tytułu. Bywa tak, że rodzice zgłaszają wychowawcy odejście ucznia do innej szkoły, a sekretariat jeszcze nic o tym nie wie; czasem rodzice informują dyrekcję o zabraniu ucznia, a informacja ta nie od razu dociera do bibliotekarza.
Po kilku pierwszych dniach września można już wpisać do ewidencji pozostałe egzemplarze, odłożone na bok jako rodzaj zabezpieczenia przed przyjęciem zbyt wielu egzemplarzy.

Wydawanie podręczników

Podstawowe zasady:

Nie należy pozwalać sobie na poganianie ze strony innych osób, głównie nauczycieli, ale i rodziców uczniów. Należy wykonywać swoje zadania w przyjęty, uporządkowany sposób.
Należy opracować harmonogram wydawania podręczników: wydawać najpierw te, które nie są nowością, dając sobie w ten sposób czas na ustalenie ostatecznej liczby uczniów w każdej klasie.
Należy skonsultować wydawanie podręczników z wychowawcami i poprosić ich o asystowanie w wydawaniu tytułów. Wychowawcy często bardzo pomagają w odliczaniu i wydawaniu każdego tytułu.
Należy przygotować sobie druk, na którym wychowawcy podpiszą zbiorczo odbiór ćwiczeń dla danej klasy.
Należy przypomnieć każdej klasie o konieczności podpisania podręcznika i ćwiczeń od razu po odbiorze, w sali lekcyjnej. Egzemplarz niepodpisany łatwo zamienić z inną osobą, a w rozliczeniu bibliotekarz zażąda konkretnego numeru przypisanego do danego ucznia.
Należy ustalić odbiór podręczników i ćwiczeń na zasadzie wizyt całej klasy z nauczycielem w bibliotece, nigdy indywidualnie. Indywidualne odbiory zdecydowanie nie służą dobrej organizacji pracy.
Bywa, że któryś z uczniów jest nieobecny w dniu wydawania podręczników danej klasie. Komplet dla takiego ucznia należy odłożyć od razu w wyznaczonym miejscu oraz oznaczyć go kartką z klasą i nazwiskiem ucznia.

Ostateczne rozliczenie podręczników wydanych we wrześniu

Ostateczne rozliczenie podręczników i innych materiałów następuje po wydaniu wszystkich materiałów, które zostały przysłane do szkoły, zgodnie z zamówieniem.

Polecana procedura:

Zebrać i spakować materiały do odesłania, biorąc pod uwagę wydawnictwa, do których będą odsyłane. Czasem jest to kilka wydawnictw dla jednej klasy (wysyłką zajmuje się osoba zamawiająca i rozliczająca materiały w sposób zbiorczy).
Sprawdzić wszystkie faktury i ustalić z osobą zamawiającą dokonanie korekt w obrębie tych faktur, które muszą być zmienione (zmniejszenie/zwiększenie liczby przyjmowanej w stosunku do planowanej i zgodnej z dotacją).
Wykonać ksero każdej faktury (jeśli nie są przysłane w dwóch egzemplarzach) – jeden egzemplarz zostaje w bibliotece, drugi (oryginał) jest przekazywany do księgowości.

Rozliczenia uczniów z podręczników

Rozliczenia poszczególnych uczniów z podręczników dokonywane są w czerwcu, przy odbiorach podręczników. Z rozliczeniami wiążą się liczne problemy.

Odbieranie podręczników trzeba sobie zaplanować: opracować harmonogram zwrotów, skonsultować go z wychowawcami klas, starać się – w miarę możliwości – dostosować do ich potrzeb. Nauczyciel bibliotekarz musi się wyrobić z rozliczeniem podręczników, a uczący nauczyciel – z realizacją materiału. To trudne do pogodzenia, ale konieczne.

Rozliczenia podręczników wycofywanych w danym roku po 3 latach użytkowania można zostawić do ostatnich dni roku szkolnego. Tych podręczników nie trzeba sprawdzać pod kątem ich dalszej przydatności.

Trzeba przemyśleć, ile czasu zajmie zebranie podręczników – ile dni na to przeznaczyć, ile klas można zaprosić w ciągu dnia – oraz wziąć pod uwagę, że w ostatnich dniach nauki nie ma już starszych uczniów na lekcjach. Pamiętać należy też o tym, żeby mieć czas spisać druki dla tych, którzy muszą zapłacić za podręcznik zniszczony.

Można założyć, że w ciągu 6 godzin pracy nauczyciel bibliotekarz może bez problemu przyjąć pięć klas starszych, zostawiając godzinę na spisanie, kto z danej klasy się nie rozliczył. Warto wcześniej przygotować sobie kartkę na takie notatki, by nie marnować czasu w trakcie rozliczeń. W tym czasie można też policzyć oddane egzemplarze oraz oszacować ich stan. W chwili oddawania podręczników przez ucznia nie ma szans na sprawdzenie każdego tytułu i każdego egzemplarza pod kątem zniszczeń wewnątrz.

W klasach młodszych odbieranie podręczników zajmuje mniej czasu, ponieważ dzieci mają udostępnianą mniejszą liczbę tytułów.

Wychowawcy często bardzo dobrze współpracują z nauczycielami bibliotekarzami i sami sprawdzają stan podręczników, a także przekazują informacje o uczniach, którzy jeszcze nie przynieśli podręczników lub nie przyszli do szkoły w dniu rozliczeń.

Informacje o nierozliczonych uczniach trzeba od razu wysłać wychowawcom, by dotarli do uczniów i ich rodziców. Czas jest naprawdę krótki, a koniec roku to okres bardzo wyczerpujący fizycznie i psychicznie. Takie informacje wysyła się np. przez dziennik elektroniczny wielokrotnie, do dnia zakończenia roku szkolnego.

Kilka ostatnich dni roku szkolnego zajmują wysyłanie druków do zapłaty, odbieranie podręczników od uczniów, którzy nie oddali ich w terminie (ci przychodzą indywidualnie do ostatniego dnia roku szkolnego), oraz weryfikacja listy z uczniami, którzy zniszczyli podręczniki.

Biblioteka nie powinna przyjmować opłat za zniszczenia/zagubienia – tym zajmuje się sekretariat, który powinien wydawać potwierdzenie przyjęcia wpłaty.

Sekretariat powinien dostać listę uczniów, którzy mają zapłacić za podręczniki (na liście powinny być następujące dane: imię i nazwisko, klasa, wykaz tytułów zniszczonych i ich wartość). Kopia takiej listy powinna być w bibliotece.

Uwagi do rozliczeń

Przepisy prawne nie pozwalają nie wydać uczniowi kolejnych podręczników z powodu nierozliczenia się przez niego z poprzednich. Są inne możliwości – np. zapis w statucie szkoły o możliwości obniżenia oceny z zachowania. Do rodziców ucznia teoretycznie można wysłać komornika, ale żadna szkoła nie ma na to specjalnych funduszy.
Nauczyciel bibliotekarz nie ma obowiązku ani prawa chodzenia do domu ucznia po zaległe podręczniki.
Nauczyciel musi wykazać się odpowiednim (wyczerpanym) postępowaniem w celu odzyskania mienia szkoły, jakim są podręczniki. Powinien:
– poinformować uczniów (rodziców) o terminach rozliczeń i konsekwencjach braku rozliczenia się z wypożyczonych podręczników;
– przekazać wychowawcom klas informacje, którzy uczniowie nie rozliczyli się w terminie z podręczników;
– poinformować przez dziennik lub w tradycyjnej formie pisemnej ucznia i jego opiekuna o niewypełnienieniu obowiązku zwrotu podręcznika lub podręczników);
– powiadomić wychowawcę o problemach z rozliczeniem (notatka w bibliotece z podjętych działań).
W praktyce nie ma możliwości zagwarantowania, że każdy uczeń odda podręczniki w dobrym stanie lub zapłaci za zniszczone tytuły.
Po wyczerpaniu wszelkich metod, w tym działań sekretariatu włącznie z wysyłaniem pisemnych upomnień, w okresie ubytkowania sporządza się protokół ubytkowania nieoddanych egzemplarzy, podając podjęte kroki ze strony biblioteki z sugestią, by dyrekcja wyraziła zgodę na ubytkowanie. Innej możliwości nie ma.
Bibliotekarz nie ma obowiązku zapłacenia za cudze długi, nie jest też komornikiem.

Ubytkowanie podręczników

Dotacja zobowiązuje do używania kompletów podręczników przez kolejne 3 lata. Po tym czasie można dokonać selekcji nieaktualnych podręczników.

Nie ma przepisu nakazującego zachowywanie podręczników 5 lat mimo ich wycofania z trzyletniego cyklu edukacyjnego, chociaż taka teoria czasem jeszcze krąży w środowisku (często jest powtarzana przez niektórych dyrektorów).

Protokół selekcji podręczników akceptuje dyrektor szkoły. Obok jego decyzji o akceptacji selekcji powinno się znaleźć wskazanie trybu dalszego postępowania z wycofanymi podręcznikami (np. skierowania na makulaturę). Warto tego dopilnować, a przy okazji spróbować uzgodnić z dyrektorem optymalny sposób realizacji tej decyzji.

Należy zwrócić uwagę, że z odbiorem makulatury są obecnie duże problemy. W niektórych miejscowościach zdarzają się firmy odbierające makulaturę, ale to raczej rzadkość.
Z informacji nauczycieli bibliotekarzy wynika, że w niektórych gminach można skutecznie zamówić (za pośrednictwem wydziału zajmującego się w gminie gospodarką odpadami) kontener na ubytkowane podręczniki. Warto próbować tej drogi – domagać się rozwiązania problemu przez władze samorządowe. Przecież selektywna zbiórka odpadów należy do ważnych zadań własnych gminy. Gminy mają pieniądze na ten cel, dysponują też odpowiednim sprzętem (kontenerami, samochodami).

Zasady postępowania z podręcznikami po ich wycofaniu powinny być uzgodnione z nauczycielami przedmiotów i dyrektorem szkoły. Część egzemplarzy można zostawić w bibliotece lub w pracowniach przedmiotowych.

Niektórzy nauczyciele bibliotekarze w ogóle nie odbierają od uczniów podręczników przeznaczonych do selekcji w tych klasach, w których jest to ostatni rok uczenia się z danego tytułu. MEN kilka lat temu wypowiedziało się w tym zakresie, stwierdzając, że materiały, na które wydano budżetowe fundusze, powinny być zwracane do szkół. Ministerstwo jednak nie zagwarantowało odbioru podręczników ze wszystkich szkół co roku.

Warto skonsultować z dyrekcją szkoły zastosowanie uproszczonej procedury rozliczania podręczników przeznaczonych do odpisu (bez odbierania ich od uczniów) i uzyskać jej akceptację. Argumentami są:

brak miejsc w magazynach i problemy z wywozem makulatury;
BHP w pomieszczeniach;
bezpieczeństwo pożarowe;
szansa na wykorzystywanie starych podręczników przez uczniów (np. do powtórzenia materiału);
oszczędność czasu nauczyciela bibliotekarza, a więc także sprawniejsze przeprowadzenie całej akcji podręcznikowej.

Co w numerze?